Roteirização: por que você precisa roteirizar as atividades da sua equipe de campo

Porque é importante que sua equipe tenha sempre a melhor rota para executar as atividades?

Monitorar uma equipe externa é sempre uma tarefa complicada, mas indispensável. A roteirização não deve ser vista como uma maneira de desconfiança ou exagero de controle, mas sim, uma garantia ao gestor de que a sua equipe irá atingir as metas estipuladas cumprindo tudo o que foi planejado.

Se tratando de equipe externa, qualquer custo adicional ou desvio do planejado pode se transformar em uma série de prejuízos.

Mas por que roteirizar as atividades da sua equipe em campo?

O principal motivo é traçar a melhor rota dos funcionários externos para evitar desvios desnecessários e assim automatizar as atividades e fazer com que seu empreendimento economize no reembolso de combustível.

O gestor pode usar de várias ferramentas para roteirizar os passos dos seus funcionários e, em seguida, distribui tarefas que serão aplicadas pelos mesmos. O uso de um software para programar atividades de uma equipe externa seria imprescindível para calcular a distância de um ponto e outro.

Outro tópico importante é que com a localização do colaborador, você será capaz de programar visitas de última hora para quem estiver mais perto, possibilitando o funcionário fazer mais visitas dentro da sua rotina.

Mas não é só isso, aqui vai alguns pontos onde a ferramenta de roteirização de tarefas pode te ajudar no planejamento de atividades:

  • Redução do tempo na programação e na realização de atendimentos;
  • Redução da distância total percorrida pela sua equipe;
  • Otimização da utilização de veículos;
  • Economia com combustível.

Por que não fazer roteirização em planilha?

As planilhas de roteirização podem funcionar em situações isoladas, porém, quando se busca qualidade e bom rendimento, elas mais atrapalham do que ajudam.

Alguns riscos importantes para destacar , da utilização da planilha seriam a falta de automação, perda de informações, criação de rotas falhas.

  • Falta de automação

A equipe externa de uma empresa, em muitos casos, realiza diversas atividades em um único dia e conduzir a movimentação de todos é impossível por meio de planilhas.

Além disso, caso aconteça algum imprevisto ou problema, essa ferramenta não permite que o gestor tome uma atitude que possa solucionar tal situação com agilidade.

  • Perda de informações

As informações do planejamento de atendimento de equipes externas são fundamentais para o funcionamento de seus processos. Quando elas não condizem com a realidade, o gestor não consegue roteirizar com eficiência sua equipe externa.

Além disso, os dados podem ser apagados das planilhas de roteirização. Esses acontecimentos prejudicam a produtividade de uma gestão e devem ser evitadas a todo custo.

  • Falha na criação de rotas

O trânsito, atualmente, é conturbado e estressante por isso a importância da tecnologia. Criar rotas e distribuir tarefas em uma planilha pode parecer simples e suficiente, porém o que acontece é exatamente o inverso.

Acidentes, engarrafamentos e até mesmo mudanças de planos podem alterar por completo o que foi planejado previamente. Dessa maneira, as planilhas não conseguem atender às exigências de roteirização de uma equipe externa ou criar o melhor trajeto de atendimentos.

O software para roteirização

A tecnologia faz tudo ficar tão fácil, que planejar os caminhos sempre com a melhor rota, e fazer a gestão dessas rotas fica muito fácil para quem usa.

O Auvo te ajudará nesse ponto de planejamento e organização da sua equipe externa. Além disso existem outras funcionalidades que o aplicativo fornece que são essenciais para uma boa gestão de equipes externas, como relatórios de visitas técnicas, criação de questionários, pesquisa de satisfação, relatórios de despesas, entre outras.

Vamos te mostrar o que o aplicativo pode fazer para melhorar a roteirização das tarefas:

1 – Calcular o consumo de combustível

Você terá certeza de que estará traçando a melhor rota para os membros da sua equipe externa, aumentando a eficiência de cada um deles e fazendo com que os atendimentos às demandas sejam mais ágeis.

As rotas feitas pelos técnicos no deslocamento entre um atendimento e outro ficam registradas na ferramenta e o gestor pode consultar indicadores como: reembolso por km rodado, quantos quilômetros cada colaborador rodou entre outros. Assim, os custos com combustível serão diminuídos e a produtividade de toda a equipe aumenta.

2 – Distribuir as tarefas

Quando todos os seus colaboradores já estão na rua trabalhando e surgem novas atividades, você pode definir quem irá atendê-las e como essas ordens de serviço serão organizadas na agenda de atendimento. Com o uso de um roteirizador, fica fácil a verificação de qual o funcionário poderá chegar mais rápido e sem desviar da rota para os próximos atendimentos.

3 – Controlar a jornada

Através do monitoramento dos roteiros estabelecidos para os seus funcionários, é possível que você otimize o seu controle de jornada, fazendo uma rotina da equipe. Você saberá, exatamente, onde cada um deles está, quais são os próximos clientes que serão atendidos e o tempo de deslocamento até chegar ao local.

4 – Planejamento de atendimento

Monitorar a equipe externa é uma maneira de tornar sua empresa mais competitiva, garantindo que o planejamento de atendimento seja de fato realizado e aumente as chances da equipe externa atingir as metas estipuladas.

Ao entender mais sobre roteirização e a importância dele para o empreendimento, o gestor aumentará o progresso da sua equipe. Empresas que não investem em tecnologia para administrar suas equipes tendem a ficar para trás e perder espaço no mercado. Portanto, não perca tempo com planilhas, automatize suas atividades e dos seus colaboradores.

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