Relatório Técnico: Saiba como ter um em sua empresa

relatório técnico

Ter informações sobre o planejamento e a descrição dos serviços podem auxiliar na organização e no atendimento aos clientes. Por isso, o relatório técnico é um documento indispensável na sua empresa. Ele é essencial para a realização de uma boa gestão, diante de um cenário tão competitivo onde pequenos diferenciais trazem grandes vantagens. 

O gestor deverá saber quais as informações deverão conter para a elaboração de um relatório técnico prático e eficiente. Esses dados ajudarão os técnicos no preenchimento das informações coletadas em campo e facilitarão a rotina de atendimento.

O relatório técnico pode ser utilizado com uma descrição dos serviços realizados durante uma visita, garantindo uma boa execução do serviço prestado. Esse material ajudará a proteger a empresa e o técnico de possíveis problemas, além de deixar claro tudo que foi realizado durante a visita. 

É importante que o relatório técnico contenha todas as informações que facilitarão o dia-a-dia do trabalho da equipe externa e implantá-lo em sua empresa trará um enorme diferencial perante a concorrência. 

Você pode criar um relatório técnico de forma manual, coletando os dados durante a visita e preenchendo um formulário criado com excel, mas, com o uso da tecnologia ficou ainda mais fácil implementar essa rotina na empresa.

Com softwares de gestão, como o Auvo que podem te ajudar neste processo. As informações podem ser preenchidas pelo técnico diretamente do celular, que coletará os dados necessários para que posteriormente possam se transformar em relatórios que podem ser facilmente exportados para análise. 

Se você não possui um software de gestão que faça este processo de forma automatizada e está montando o seu relatório técnico, sugerimos que comece pela OS (Ordem de Serviço). A OS permitirá que os seus técnicos possam coletar as informações necessárias para a construção de um bom relatório técnico e neste artigo vamos te ajudar a construir o modelo ideal para o seu negócio!

O que é um relatório técnico?

O relatório técnico é um documento de coleta de informações sobre determinado cliente durante a realização da visita técnica. É nele que irá conter informações sobre o seu cliente e a descrição do serviço prestado.  

Quando preenchido corretamente, o relatório técnico pode oferecer informações como os tipos de serviços mais solicitados, o tempo estimado para cada visita, os equipamentos que mais demandam manutenção, a marca e modelo dos equipamentos, o histórico de manutenção de cada cliente e o período entre os serviços solicitados. 

Os relatórios técnicos podem variar de acordo com a área utilizada e devem estar personalizados para avaliar os procedimentos realizados durante a prestação de serviços.

Como construir um relatório técnico?

Para construir um relatório técnico é necessário ter em mente algumas questões, como por exemplo, informações sobre o tipo de serviço prestado. Por isso, não podemos lhe oferecer um modelo pronto de relatório, mas vamos te ajudar a criar o modelo que melhor irá se adequar a sua realidade. 

Em geral, o relatório técnico deverá conter informações como: detalhes sobre a visita, horário de chegada e saída (check-in e check-out), descrição do atendimento, formulário de qualidade e histórico do cliente.

Quanto mais detalhes sobre a visita tiver em seu relatório, mais ricas serão as informações coletadas pelo técnico. É necessário conter informações sobre a empresa e seu segmento, localização com ponto de referência e o tipo de serviço prestado.

Se a prestação de serviço for sobre manutenção ou assistência, é importante conter informações como o modelo dos aparelhos, peças e os reparos que foram realizados. 

É importante que o técnico informe o horário de chegada e término do atendimento, para que assim, você consiga saber o tempo de duração de cada visita. Com isso, é possível definir melhor a agenda de visitas para cada técnico e implantar indicadores de manutenção que poderão avaliar a produtividade da equipe técnica. 

Esses indicadores poderão te ajudar a fazer na prática uma gestão da qualidade e da produtividade em sua empresa. Mas fazer esse controle de forma manual não é tão simples e com a ajuda de um software de gestão de equipes externas, este trabalho se torna muito mais fácil e prático.

Muitos gestores tentam realizar este controle através de planilhas de Excel ou pelo whatsapp, mas esbarram em inúmeras dificuldades como a distração dos colaboradores, falta de comprometimento, ausência de recursos ideais e dificuldade de gestão de tantas plataformas.

Com o auxílio de softwares como o Auvo, a sua empresa ganha com mais produtividade e assertividade na gestão de equipes externas.

O campo mais importante do seu relatório é a descrição das atividades. Neste campo deverá conter o maior número de informações, com o máxima riqueza em detalhamento possível. Insira informações como qual problema foi relatado pelo cliente, qual o defeito constatado em visita, quais os procedimentos realizados para o reparo e quais peças foram trocadas. Caso tenha ficado alguma pendência, ela deve ser listada no relatório para verificação posterior. 

Outro item importante no relatório técnico é a qualidade do serviço prestado. A melhor maneira de obter essas informações é através de um formulário de satisfação do cliente. É a partir dele que o gestor conseguirá ter informações sobre o atendimento prestado pelo técnico e quais foram as impressões do cliente em relação ao serviço.

Você poderá inserir perguntas sobre a satisfação do atendimento (positivo ou negativo) e se for ruim, vale colocar um campo para observações a fim de aplicar melhorias. É fundamental saber também se o problema foi resolvido, se as expectativas foram alcançadas e as observações sobre a empresa. 

No histórico do cliente procure colher dados como a quantidade de visitas já realizadas, o tipos de procedimentos já realizados, os motivos de cada visita, quantidade de peças trocadas e um breve histórico sobre as visitas. 

Se possível, adicione um campo para a coleta de assinatura do cliente, bem como comprovação da visita técnica mediante fotos e outros documentos. Seguindo essas dicas, você poderá construir um relatório técnico infalível para o seu negócio. 

Vantagens da implantação

Implantar o relatório técnico tornará os processos da sua empresa mais organizados facilitando a rotina da execução de serviços técnicos.

Com ele, você poderá ter acesso a informações valiosas para verificar se estratégias utilizadas pela empresa estão dando certo, se o atendimento prestado está satisfatório, como está a produtividade dos colaboradores categorizando os problemas e soluções para cada serviço e assim conseguir qualificar cada vez mais o atendimento. 

Se a sua empresa busca realizar os relatórios técnicos de forma mais rápida e eficiente, você precisa conhecer o Auvo. O nosso sistema de gestão de equipes externas digitaliza as informações e ajuda a criar um relatório técnico com todos os pontos fundamentais que já citamos e ainda permite a inclusão de documentos como OS, fotos, assinaturas e formulários. 

O Auvo é um sistema de gerenciamento para prestadores de serviços externos. Com ele, o técnico recebe todas as atividades no celular através do aplicativo, que é intuitivo e muito fácil de usar. Toda ordem de serviço é digitalizada e nenhuma informação é perdida. Após a realização do serviço, o cliente recebe uma solicitação para avaliação do serviço prestado. 

Entre em contato com nossa equipe, faça um teste grátis e comece hoje mesmo a criar relatórios técnicos de forma automatizada. Seja Auvo!

6 Shares:

Deixe uma resposta

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.