Relatório de visitas e gestão da qualidade: o que eles tem em comum?

Saiba como utilizar o relatório de visitas para garantir o padrão de qualidade do seu serviço

Você já deve saber que o relatório de visitas técnicas é um documento indispensável para empresas prestadoras de serviço, certo?

Afinal, por meio dele é possível acompanhar o desempenho das equipes externas e também, traçar planos de melhoria contínua para beneficiar a empresa como um todo.

Mas além disso, você sabia que o relatório de visitas técnicas também é importante na gestão da qualidade dos serviços que a sua empresa oferece?

Nesse artigo vamos abordar o conceito de gestão da qualidade, assim como o que constitui um relatório de visitas. Posteriormente, mostraremos os principais pilares do relatório de visita técnica que garantem o padrão de excelência da sua empresa.

Boa leitura!

O que é um relatório de visitas?

O relatório de visitas é um documento que contém informações detalhadas sobre um atendimento externo que foi prestado a um cliente.

Assim sendo, um relatório de visitas técnicas completo é constituído por:

  • Informações sobre o cliente
  • Informações sobre a visita técnica
  • Histórico do atendimento
  • Pesquisa de satisfação

Com essas informações, o gestor pode monitorar o desempenho de sua equipe de campo, ao passo que acompanhará a produtividade do time, e também, poderá criar um cronograma de manutenção preventiva para os seus clientes.

Dessa maneira, é possível fazer a gestão da qualidade no atendimento com base dados extraídos não só pelo colaborador, como também, pelo consumidor. 

A propósito, a opinião do seu cliente é crucial para medir a reputação da  sua empresa no mercado, e em seguida, detectar possíveis falhas cometidas pelo colaborador ou até mesmo, pela gestão.

Ao mesmo tempo, o feedback fornecido pelo consumidor no relatório de visitas pode te ajudar a acompanhar as novas tendências em manutenção. Assim, você conseguirá agregar valor à sua marca e sair à frente dos concorrentes.

Nesse sentido, a análise minuciosa do relatório de visitas demonstrará se haverá necessidade de investir na qualidade do atendimento externo, ou até mesmo, implementar novas ferramentas ou métodos para a gestão da qualidade.

Se você quer aprender a como fazer um relatório de visitas técnicas completo, clique aqui.

Mas afinal, o que é gestão da qualidade?

A gestão da qualidade é um requisito indispensável para empresas que desejam se manter à frente em um mercado competitivo. 

Visto que, por meio dela que é possível proporcionar a satisfação plena do cliente com atitudes que envolvam colaboradores, fornecedores, parceiros, e também, investidores.

Em outras palavras, a gestão da qualidade controla todos os processos organizacionais (finanças, gestão de pessoal, gestão da manutenção, entre outros). Sobretudo com o intuito de aperfeiçoar produtos e serviços a fim de atender as expectativas dos consumidores.

Logo, o principal objetivo da gestão da qualidade é entregar valor aos clientes para conquistá-los, e consequentemente, fidelizá-los.

Para que você tenha sucesso na sua gestão da qualidade, é necessário se basear nos seguintes pilares:

1. Focar no cliente

Antes de tudo, é preciso focar todas as ações nas necessidades e expectativas dos clientes. Para isso, é necessário atentar-se aos feedbacks fornecidos principalmente, pela pesquisa de satisfação do cliente.

2. Liderança proativa

É papel do líder transmitir a cultura organizacional com o intuito de manter um ambiente agradável, e assim, se conectar com os colaboradores e motivar o time.

3. Aplicar ações de melhoria contínua

Isso significa que o gestor deve implementar ferramentas de otimização dos processos com o intuito de manter o trabalho contínuo. Um exemplo de ferramenta que pode ser utilizada é o PDCA

4. Utilizar dados na tomada de decisões

O principal benefício do uso de relatório de visitas técnicas, é sem dúvidas, a capacidade de tomar decisões baseadas em dados. Afinal, dados concretos permitem tomadas de decisões mais assertivas.

5. Boa relação com fornecedores

Podemos afirmar, sem sombra de dúvidas, que a qualidade dos insumos influencia diretamente na qualidade do produto final, não é mesmo? 

Portanto, é de extrema  importância criar um bom relacionamento com os fornecedores por meio de parcerias estratégicas.

6. Gerenciar processos

É fundamental gerenciar todos os recursos de uma empresa (financeiros, tempo, mão de obra, entre outros). Logo, isso contribuirá no monitoramento de indicadores de resultados, bem como a implementação de melhorias que beneficiem a companhia como um todo.

7. Contribuição de todos os colaboradores

A conscientização de toda a equipe é fundamental para garantir os resultados da gestão da qualidade. Portanto, é necessário incluir os colaboradores em todas as ações de melhoria, assim como informá-los e acompanhar o desempenho de cada um deles.

Conclusão

Por fim, podemos considerar que o relatório de visitas deve ser estrategicamente utilizado por todas as empresas prestadoras de serviços. 

Afinal, a sobrevivência das empresas em um mercado competitivo depende da satisfação que engloba não somente o público externo, como também o público interno de uma empresa.

Nesse sentido, se você deseja otimizar os seus processos de gestão da qualidade, recomendamos que implemente uma ferramenta de gestão capaz de emitir relatórios completos.

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