Relatório de visita técnica pronto: complete o seu em 5 passos com o Auvo

Se você trabalha com prestação de serviço já deve saber sobre a importância e os desafios de se encontrar um relatório de visita técnica pronto, e principalmente de preenche-lo, não é mesmo? 

O relatório de visita técnica é um dos elementos mais importantes para a maioria das empresas.

Afinal, através dele é possível documentar informações detalhadas sobre o histórico de manutenções, bem como os clientes atendidos, seja pessoa física ou jurídica.

Além disso, com um relatório de visitas técnicas completo em mãos, você pode acompanhar o desempenho e a produtividade da equipe externa como um todo.

Desse modo, você também poderá traçar planos de ação baseados em dados precisos e confiáveis, e portanto, realizar melhorias contínuas em benefício de toda a companhia.

Mas fique tranquilo!

Preparamos esse guia para que você saiba como é fácil criar um relatório de visita técnica simples, objetivo e completo em apenas 5 passos.

Quer saber como? vem comigo!

5 passos para completar o seu relatório de visita técnica

Antes de mais nada, lembre-se: o seu relatório de visita técnica deve conter informações claras sobre o atendimento e sobre cada cliente para que você tenha uma  visão geral sobre ele.

Primeiramente, acompanhe o check list com os 5 itens que você deve seguir para completar o seu relatório de visita técnica:

  • Definir o formato do relatório
  • Informações sobre o cliente
  • Informações sobre a visita
  • Histórico do atendimento
  • Pesquisa de satisfação

Agora, vamos abordar sobre cada item para que você saiba como elaborar o seu relatório de visita técnica.

Vamos começar?

1. Defina o formato do relatório de visita técnica

Normalmente, o formato em planilhas é o mais utilizado. Porém, você pode elaborar uma tabela no word, ou até mesmo, contratar uma gráfica para imprimir blocos de relatório para que os técnicos transportem até o local do atendimento.

Entretanto, se você não souber como começar, baixe grátis a planilha de controle de chamados que preparamos para você.

2. Comece o relatório de visita técnica com as informações sobre o cliente

Você deve listar:

  1. Nome do cliente (pessoa física ou jurídica)
  2. Endereço
  3. Telefone de contato
  4. E-mail

3. Insira informações sobre a visita técnica

Em seguida, insira informações específicas e detalhadas sobre o atendimento, por exemplo:

  1. Responsável pelo atendimento (qual colaborador será/foi o responsável pela visita técnica)
  2. Motivo da visita (por que o que o cliente solicitou a visita técnica)
  3. Data
  4. Horário de entrada(check in)
  5. Horário de saída (check out)
  6. Tipo de manutenção
  7. Situação do chamado (se está pendente, concluído, entre outros)
  8. Solução adotada
  9. Dados adicionais do chamado

Futuramente, essas informações poderão te ajudar a mensurar a produtividade do técnico.

4. Adicione o histórico sobre a visita técnica

Posteriormente, acrescente informações específicas sobre o atendimento levando em consideração que este será o seu histórico.

Dessa maneira, você não só terá o controle das visitas, como também poderá elaborar um cronograma de manutenção preventiva, e por consequência, estar à frente dos imprevistos que podem atrapalhar o seu cliente. 

Além disso, o histórico facilitará no andamento do próximo atendimento, pois assim, o técnico saberá exatamente quais peças e ferramentas utilizar na próxima manutenção, ou seja, estará precavido.

5. Acrescente a pesquisa de satisfação do cliente ao relatório de visita técnica

Para completar o seu relatório de visita técnica com chave de ouro, adicione a opinião individual de cada cliente referente ao atendimento.

Sem dúvida, essa opção fará toda a diferença no seu relatório de visitas técnicas, visto que a pesquisa de satisfação do cliente é o melhor método para avaliar a reputação da sua marca perante o público.

Se você quer aprender a fazer uma pesquisa de satisfação, clique aqui.

https://www.auvo.com/teste-3-dias

Dica adicional: ferramenta para te auxiliar a ter um relatório de visita técnica pronto!

Seria de grande ajuda se apenas uma ferramenta coletasse automaticamente todas as informações necessárias para preencher um relatório de visita técnica, não é verdade?

Pensando nisso, apresentamos o Auvo. Uma vez que se trata de uma ferramenta que não só faz a gestão da sua equipe externa, como também, faz o controle de todos os atendimentos realizados.

Sabe como ele pode ajudar? 

Primeiramente, com o Auvo é possível cadastrar clientes com informações detalhadas sobre cada um deles.

Segundamente,  ele emite relatórios de tarefa completos, sobretudo informações específicas sobre cada uma delas, como por exemplo:

  • O status das tarefas
  • Resultados de questionários (respondidos por colaboradores)
  • Fotografias tiradas pelos técnicos
  • Resultado da pesquisa de satisfação do cliente

Conclusão

Por fim, o relatório de visita técnica te ajuda não apenas a monitorar sua equipe externa. Mas também contribui para a gestão da qualidade do atendimento, e consequentemente, na retenção de clientes.

Portanto, esteja à frente no mercado e utilize uma ferramenta de gestão inteligente. Teste o Auvo gratuitamente por três dias e garanta resultados positivos para o seu negócio.

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