Relatório de serviço: qual a melhor maneira de fazer

relatório de serviço

Quando lemos “relatório de serviço”, logo entendemos que se trata de um documento que relata sobre algo e tem a intenção de reunir informações para diferentes finalidades, mas não é somente isso que importa. Para que serve, quem utiliza, por que e como fazer esse documento?

Bom, já sabemos que esses documentos descrevem um determinado trabalho realizado em campo, portanto, entre os diversos modelos de relatórios, existem dois tipos:

1- Os que são escritos de forma clara, detalhada e em uma linguagem técnica, relacionada às atividades realizadas no ramo do indivíduo que produziu o relatório.

2- E aqueles que são como ordens de serviço e registram de maneira simples apenas a visita do profissional, qual foi o problema e se foi resolvido ou não.

Esses documentos são utilizados por empresas, escolas e até instituições religiosas, mas claro, cada um desses segmentos tem diferentes modelos e intenções de resultados para seus relatórios. O propósito da organização é sempre um fator comum entre elas.

Grande parte dos prestadores de serviços tem registros das atividades executadas por seus funcionários. Nesse caso, os relatórios de serviços de campo servem, não só para organização, mas também para o controle e respaldo da empresa, pois comprovam que o trabalho foi realizado.

Qualquer um pode escrever um relatório de serviço?

A elaboração do documento normalmente é de responsabilidade da administração ou gerenciamento da empresa. Eles podem ser confeccionados:

  • Por gráficas (quando feitos de papel), visto que os documentos geralmente são elaborados com dados da instituição e de acordo com o formato do texto. Quando construídos nessas características, em geral, as informações não diferem dentre as categorias de serviço
  • Através de Planilhas. Se o gestor tiver uma equipe grande e preferir algo mais organizado do que papéis, ele pode montar um modelo de planilha e pedir para cada técnico preencher os dados, de forma que fica compartilhado com todos. 
  • E, o modelo mais moderno, e mais utilizado pelas grandes empresas, é o relatório virtual, feito de forma personalizada e, até, automatizada (através do software de gestão de serviços).

Contudo, quando se trata de inserir as anotações no documento o ideal é que ele seja preenchido pelo profissional responsável pela realização do trabalho em questão. Pois é esse profissional que dispõe dos elementos que serão inseridas no relatório, ele realizou o trabalho e tem total conhecimento do que foi necessário para sua conclusão, das dificuldades encontradas durante o processo, do material utilizado ou uma intercorrência durante a realização do serviço.

Porque fazer?

É uma forma de armazenamento de informações, que auxilia o gestor a ter um maior controle também. Porém, mais do que isso, documentar as atividades realizadas pela empresa é legitimar a eficiência, a qualidade e o compromisso da instituição com o cliente.

Um relatório de serviços de campo é um documento e contém dados fundamentais para a organização da empresa. Contribui para o controle de qualidade, pontualidade do trabalhador em relação ao exercício de suas atividades, administração do estoque, detalhes do trabalho realizado pelo profissional no local onde o serviço foi solicitado, entre outras informações que mudam de acordo com o ramo de negócio de cada empresa.

Como fazer um relatório de serviço de campo, qual a melhor maneira de descrever as atividades realizadas pelo técnico, seja para a empresa ou para o cliente que solicitou seus serviços?

É importante ressaltar que algumas questões podem ajudar durante a elaboração desse documento, de acordo com o produto que está sendo oferecido e a quem o relatório será destinado.

Quando o documento for produzido para controle interno, por exemplo, é importante pensar na finalidade do relatório. Quais informações são importantes e fundamentais no conteúdo do relatório e a contribuição desses dados para o gerenciamento no que diz respeito a qualidade, segurança ou qualquer que seja o interesse da empresa?

Para aqueles relatórios de serviços prestados, elaborados com a finalidade de fornecer ao cliente um documento descritivo, é importante conter informações claras e objetivas de tudo que foi solicitado na compra do produto e realizado pelo profissional na instalação ou entrega.

Dados como: o nome do técnico que realizou o trabalho, data, hora, endereço onde o serviço foi realizado, material utilizado, problema encontrado no local e a solução encontrada para a resolução do defeito, entre outras informações que vão variar de acordo com o segmento.

Conclusão

A realização do relatório de serviço de campo não deve atrapalhar o desenvolvimento das atividades do técnico/profissional que está executando a tarefa.

Para que não haja queda na produtividade e para otimizar o tempo desse profissional, é importante que os relatórios sejam elaborados de forma prática e de acordo com a realidade durante a realização das atividades no campo de trabalho. Sendo assim os relatórios podem ser pré-elaborados com questões que normalmente não variam de um serviço para outro.

Ferramentas tecnológicas têm ajudado cada vez mais na hora de produzir esses relatórios, empresas de tecnologia que desenvolvem aplicativos, por exemplo, podem ajudar na construção de uma ferramenta de compartilhamento e armazenamento de dados.

Ferramentas assim podem ser desenvolvidas de acordo com as exigências do cliente, tornando funcional e prática a produção dos relatórios de serviço de campo.

Os aplicativos para smartphones são um exemplo de ganho na hora da praticidade de preencher os dados de um relatório, o documento pode ser compartilhado com a equipe e o gestor. Isso garante agilidade em relação à atualização do serviço.

Avalie a forma como sua equipe tem realizado os relatórios de serviços externos, compare o pedido dos clientes com o produto que foi oferecido e entregue a esse cliente.

Dessa forma, é mais fácil identificar o que pode ser melhorado ou acrescentado em seus relatórios. Para aqueles que ainda não realizam relatórios de serviço de campo é necessário listar itens como os mencionados ao longo do texto como: dados pessoais do técnico e do cliente, materiais utilizados durante a realização do trabalho etc.

Com tantos aspectos positivos e necessários para a realização dos relatórios de serviços de campo e a diversidade de modelos e ferramentas, deve-se pensar no que melhor atende as necessidades da empresa, sem deixar de considerar qualidade e praticidade, independente da escolha por documentos de papel ou sistêmicos.

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