Relatório de não conformidade: o que é e como elaborar um

relatório de não conformidade

Manter o padrão de qualidade é um desafio constante. Principalmente para gestores de empresas que possuem um grande número de colaboradores. Por isso, uma das principais ferramentas para lidar com essa questão é o relatório de não conformidade.

Se você busca meios para diminuir a ocorrência de resultados insatisfatórios, não só para sua empresa como também para o seu cliente, então você está no lugar certo!

Neste post você vai encontrar respostas sobre:

Boa leitura!

O que é relatório de não conformidade?

Também conhecido como RNC, o relatório de não conformidade é um meio para controlar e documentar o padrão de qualidade dos processos ou produtos de uma empresa.

Para que serve um relatório de não conformidade?

O relatório de não conformidade serve como uma ferramenta que registra falhas no processo, serviços, produtos  ou na produção da sua empresa.

Ou seja, é um meio utilizado para análise de problemas, assim como as causas. Dessa forma, é possível corrigir eventuais desvios e com isso, encontrar formas de melhoria contínua para garantir a qualidade esperada pelos seus clientes.

Exemplos de relatório de não conformidade

Manutenção preventiva

A manutenção preventiva é utilizada para indicar previamente, e com dados, a data correta da próxima manutenção, antes que o equipamento quebre ou venha a falhar. 

Inspeções

As inspeções são indispensáveis para o controle de qualidade. Afinal, elas são capazes de verificar se algo foi feito corretamente ou não. Exemplos: inspeção de serviços a terceiros, entrada e saída de equipamentos, segurança do trabalho, entre outros.

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Como elaborar um relatório de não conformidade?

Agora que você já sabe o que é um relatório de não conformidade, chegou a hora de saber como elaborar o seu. Basta seguir os seguintes passos:

1 – Faça um checklist de não conformidades

É necessário elaborar um checklist padrão de não conformidades seguindo as regras do ISO 9000. Por isso, comece definindo os objetivos da Inspeção de acordo com as normas de gestão de qualidade .

Além disso, é importante documentar as regras a serem seguidas para constar a não conformidade. Assim, você aumenta a confiabilidade do trabalho.

Por isso, descreva as regras da forma mais clara e objetiva possível. Se for o caso, faça um teste juntamente com a sua equipe para aprimorar o que for necessário.

2 – Sempre comprove as não conformidades

Não basta apenas dizer que você constatou uma não conformidade. É preciso comprovar as evidências para ter credibilidade na entrega de relatórios.

Neste momento, é indispensável a capacitação da sua equipe para que cada um tenha autonomia, e também, garanta a assertividade ao detectar itens não conformes.

Dessa forma, a responsabilidade do gestor é descentralizada e a equipe se torna mais produtiva e independente.

3 – Utilize recursos alternativos

Ressaltado a importância em garantir a credibilidade e assertividade da informações, existem alguns recursos alternativos que podem ser utilizados nessa tarefa, como por exemplo:

  • Assinaturas
  • Fotografias
  • Registro de localização por GPS
  • Registro de data e hora
  • Estrutura profissional (com logo no cabeçalho, e organização)
  • Dados concisos

Quais são os tipos de relatórios de não conformidade?

Relatório em papel

O relatório em papel exige muita organização e uma boa formatação para que o material fique bom. 

Além disso, esse formato exige mais disponibilidade de tempo para preenchimento de informações e espaço físico para armazenamento.

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Relatório em planilha

O relatório elaborado e preenchido em planilhas é um pouco mais prático do que o formato anterior. Afinal, fica bem mais fácil acessar os documentos em um único local de armazenamento. 

Porém, assim como o formato em papel, exige tempo e organização.

Ferramentas de gestão

Com o avanço da tecnologia, ficou bem mais fácil ainda elaborar o seu relatório de não conformidade. 

Afinal, com sistemas de gestão automatizados você consegue elaborar relatórios 100% digitais com muito mais agilidade, segurança e sem precisar de toda aquela papelada.

Para exemplificar, veja como são os dados dos relatórios dentro de uma ferramenta de gestão como o Auvo e como fica um checklist de não conformidades dentro da OS nesta ferramenta:

Sempre que um gestor cria uma ordem de serviço, pode também acrescentar um checklist de não conformidades. Assim, o colaborador responsável pela realização do serviço consegue inserir as informações, tirar fotos e coletar assinaturas, sem complicações.

Neste exemplo mostra que o técnico precisou fazer uma manutenção preventiva em um gerador. E ao realizar a tarefa, ele conseguiu preencher de forma intuitiva, todas as informações de conformidades que foram pré-determinadas pelo gestor, e ainda, coletou fotos e assinaturas.

Neste caso, o relatório pode ser gerado automaticamente em PDF ou planilha. Depois, é só enviar para o e-mail do cliente ou compartilhar via Whatsapp.

Que tal começar a elaborar o seu relatório de conformidade por um sistema de gestão? Além dessa vantagem, há várias outras que vão te ajudar a reduzir custos, diminuir erros e aumentar a produtividade da sua equipe.

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