Reembolso de combustível: como resolver essa questão na empresa

Na empresa você é o responsável pelo reembolso de combustível da equipe de campo? Ou você é o proprietário e não sabe se o que está se pagando é o correto e o justo? Saiba que você não está sozinho. Esses problemas são muito comuns dentro das organizações.

Na empresa você é o responsável pelo reembolso de combustível da equipe de campo? Ou você é o proprietário e não sabe se o que está se pagando é o correto e o justo? Saiba que você não está sozinho. Esses problemas são muito comuns dentro das organizações.

Horas e Horas de conferência

Em média um gestor com uma equipe de 5 pessoas gasta 3 horas por semana para simples conferência de rota via GoogleMaps. Normalmente ele coloca os pontos de cada visita por dia para ver a rota correta que o colaborador deveria ter feito. Isso é extremamente ineficiente e arcaico.

Outro problema é que essa forma gera muita disputa interna na empresa, já que o colaborador dificilmente irá seguir a melhor rota, já que ele pode se perder no caminho, pegar uma rota mais longa e ele se sente lesado, já que ele rodou mais para chegar ao destino. Ou você pega comprovantes de pagamentos de combustível e faz uma estimativa com o que ele de fato andou?

Qual o valor do KM Rodado?

A maioria das empresas também tem dúvidas em quanto pagar por KM rodado e dessa forma fazer um reembolso justo para ambas as partes. Abaixo nós vamos te contar como fazer o cálculo mais assertivo possível, infelizmente muitas empresas gastam milhares de reais a mais por uma falta de acompanhamento e controle da equipe de campo.

Afinal, o que deve se levar em conta na hora de calcular o valor correto para o reembolso?

Basicamente o valor é composto por: valor do combustível, desgaste do carro, seguro, manutenção, impostos, lavagem e depreciação. Caso o seu negócio possua algum tipo de especificidade como outro fator, basta inserir conforme o cálculo feito abaixo.

Vamos usar exemplos que você pode posteriormente adaptar para o seu negócio.

Combustível

  • Levando em conta que o carro faça 11 KM com 1 litro de combustível
  • Levando em conta o preço de R$ 3,30 do combustível

    Então o valor total é de: R$ 3,30/11 = R$ 0,30 centavos

Seguro

  • Qual o valor do seguro do veículo? Vamos supor que seja R$ 1.000,00
  • Qual a quilometragem percorrida pelo colaborador? Vamos supor que seja 1800 KM

    Então o valor total é de: R$ 1.000,00/1800 = R$ 0,55 centavos

Impostos

  • Qual o valor do IPVA e licenciamento do veículo (vale a pena conferir a tabela FIPE)? Vamos supor que seja R$ 1.2000,00
  • Qual a kilometragem percorrida pelo colaborador? Vamos supor que seja 1800KM

    Então o valor total é de: R$ 1.200,00/1800 = R$ 0,66 centavos

Limpeza

  • Uma limpeza sai por volta de R$ 40,00 e você deve fazer 1 lavagem a cada 15 dias.
  • Supondo que em 30 dias ele percorra os 1800KM, então serão necessárias duas lavagens.

          Então o valor total é de: R$ 80,00/1800 = R$ 0,05 centavos

Depreciação

  • Qual o valor de depreciação anual do veículo? Para ter essa informação pode ser interessante acessar a tabela FIPE
  • Supondo que seja de R$ 2.800,00 anuais o que dá R$ 233,00 por mês
  • Supondo que ele percorreu 1800km no mês

          Então o valor total é de: R$ 233,00/1800 = R$ 1,30 centavos

Por isso somando todos os fatores nós chegamos ao valor de: 1,30 + 0,05 + 0,66 + 0,55 + 0,30 = R$ 2,86

Se o seu colaborador rodou 1800KM, isso quer dizer que o valor a ser reembolsado é de R$ 5.148,00

Essa planilha aqui pode te ajudar a calcular bem facilmente o valor do KM rodado. Ela é de graça, então aproveite 😉

qual o valor do km rodado

O reembolso de combustível não é um valor baixo certo?

Como garantir então que esse caminho percorrido pelo colaborador trouxe retorno para a empresa? Você acompanha isso?

O não acompanhamento do ROI (retorno sobre investimento) é a maior causa de altos custos dentro das organizações. Isso acontece porque os gestores têm dificuldades de saberem se o investimento feito (salário, KM rodado, impostos) tem obtido retorno. Então como podemos resolver isso?

Acompanhamento de todas as atividades feitas pela equipe em tempo real

Se você consegue medir a produtividade da sua equipe o ROI fica muito mais simples de ser calculado. Já que é possível ver quantos atendimentos ou visitas comerciais foram feitas e estimar o retorno.

Vamos calcular o ROI de um colaborador?

Vamos imaginar que a empresa gaste com ele (salários, bonificações e encargos) R$ 4.000,00 mensais. E que ele percorra 1800KM para fazer todos os atendimentos necessários.

Isso me mostra que a empresa gastou com ele R$ 9.148,00 reais. Se ele trabalha 44 horas semanais x 4 semanas = 176 horas.

R$ 9.148,00/176 = R$ 51,97 é o valor da hora do colaborador.

Ou seja, o valor mínimo que o seu colaborador deve trazer em receita média por hora é de R$ 60,00 e ainda sim, você terá prejuízo (impostos, custo do produto entre outros).

É claro que esse valor não deve ser feito de forma leviana, muitos vendedores trabalham meses para fechar grandes negócios e essa análise deve ser feita em cima do período de ciclo de vendas do seu produto. Se a sua equipe é técnica, o valor cobrado por atendimento deve levar em conta esses fatores que acabei de citar e é bem mais fácil de observar o retorno de investimento sobre cada técnico.

Determinado o custo você agora consegue imputar uma métrica

O desperdício com certeza vai fazer você ter baixas margens de lucro

Muito provavelmente sua equipe externa não tem uma rota otimizada e o seu colaborador executa atividades paralelas em horário de trabalho. Isso além de aumentar o custo por hora dele, diminui a rentabilidade, já que ele consome recursos da empresa.

Você precisa controlar a rota feita, sabendo em tempo real a localização dele e monitorando qualquer desvio de rota. Isso vai te ajudar a otimizar a produtividade, reduzir despesas com deslocamento e aumentar o retorno sobre o investimento.

Como aferir o reembolso de KM Rodado de forma correta?
Se você trabalha com um sistema que monitora a rota do colaborador em horário de trabalho isso deverá ser bem simples para você.

No vídeo abaixo nós te mostramos como você consegue fazer esse reembolso em 2 minutos.

Por fim, não deixe de monitorar os custos atrelados ao deslocamento/tempo do funcionário. Isso em um ano, representa muito dinheiro deixado em cima da mesa e pode representar o lucro ou prejuízo da empresa.

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