Ordem de serviço: confira o nosso checklist!

A ordem de serviço (abreviadamente chamada de OS), é um documento que formaliza os pedidos e demandas de trabalho. Além disso, a OS traz informações das atividades que devem ser realizadas.

Tão importantes quanto a agenda de atividades técnicas,  as ordens de serviço mostram-se essenciais no desenvolvimento de uma atividade organizada. Além disso, também trazem maior clareza para o trabalho do técnico, respaldo para o gestor de equipe e contribui para a satisfação do cliente.

Já apresentamos anteriormente tudo que você precisa saber sobre uma ordem de serviço, agora vamos mostrar aquilo que é essencial em uma OS. 

Objetivo da Ordem de Serviço

Não importa se sua equipe externa atua fazendo manutenção predial, instalação,manutenção detectiva, manutenção preventiva ou corretiva. Afinal de contas, qualquer atividade precisa ser guiada, para não terminar mal executada.

Executada de maneira correta, a ordem de serviço elimina ruídos de comunicação entre funcionário, cliente e gestor. Desse modo, ter um modelo de ordem de serviço a ser seguidofaz toda diferença na gestão de atividades de uma equipe externa,!

Após criar a ordem de serviço, é sempre bom conferir se todas as informações fundamentais foram colocadas. Desse modo, já podemos começar nosso checklist com o que não pode faltar na sua OS!

Informação do Cliente

Normalmente são necessárias apenas informações básicas que auxiliam o colaborador a identificar a quem ele pode entrar em contato. Por isso, a ordem de serviço deve conter informações pertinentes sobre o cliente que será atendido. 

Por exemplo, no caso de o técnico não estar encontrando o local destinado, ou mesmo na ausência do cliente, é importante ter como entrar em contato.

Sendo assim, para resguardar tanto o técnico quanto o cliente, é importante que a ordem de serviço contenha:

  • Nome do Cliente (pessoa física ou jurídica);
  • Endereço;
  • Telefone para contato;
  • E se possível o nome da pessoa que irá receber o técnico (no caso principalmente de empresas);

O que deve ser feito 

Para facilitar esse processo, você pode criar uma planilha contendo suas atividades mais recorrentes. Por Exemplo:

  • Manutenção Preventiva;
  • Manutenção Corretiva;
  • Instalação;
  • Vistoria;

Como deve ser feito

Sempre coloque informações importantes sobre a atividade que será prestada ao cliente. Assim você pode trazer informações gerais e específicas sobre o serviço, como:

  • Ferramentas e materiais que serão necessários;
  • Tipo de relatório de atividade (com foto, sem foto, etc). 
  • Trazer informações específicas sobre a demanda (problema na fiação, vazamento de um cano, aparelho quebrado, etc).

Recomendações para a sua OS

Sempre alinhe as suas ordens de serviço com agenda de atividades da equipe. Ou seja, garanta que as duas sejam trabalhadas de maneira conjunta! 

Sendo assim, sempre que surgir uma demanda você já pode agendá-la com:

  • Previsão de realização;
  • Colaborador responsável (ou equipe responsável);
  • Tipo da atividade;
  • Especificações da tarefa (formato de relatório, material necessário, problema específico do cliente, etc);
  • E as informações sobre o cliente (localização, Nome do cliente, contato, etc).

Fazer isso despende tempo e esforço que podem ser muito bem minimizados.

Faça ordens de serviço digital

Hoje é possível realizar toda atividade que envolve a ordem de serviço de maneira digital, sem se preocupar com impressões.  Afinal, a tecnologia atual nos proporciona guardar todas essas informações na nuvem, de maneira automática e organizada.

Através de softwares como o Auvo, é possível fazer uma gestão completa de sua equipe externa. Não só gerando ordens de serviço de maneira rápida e digital, como também auxiliando no controle e monitoramento de atividades.

Criar ordens de serviço de maneira online evita o deslocamento desnecessário de seus colaboradores, afinal, eles podem receber suas tarefas de maneira instantânea de qualquer lugar que ele estejam.

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