Modelo de Checklist para manutenção: como fazer?

Checklist Manutenção
Colaborador verificando o checklist da manutenção

O modelo de checklist para manutenção é uma ferramenta muito importante para listar e desenvolver o passo a passo para checagem da manutenção preventiva de equipamentos.

Muito além de uma simples lista, o checklist é imprescindível para verificar as necessidades de reparo e evitar despesas com a ausência do controle de informações em diversas áreas da sua empresa.

Afinal, a função do checklist é auxiliar as equipes com procedimentos e informações, organizar e estabelecer prioridades. Além de controlar as conformidades e não conformidades em um serviço, comprovar uma visita técnica com documentos e fotos e coletar informações para uma visita futura e para um controle de manutenção eficiente.

A criação e controle de checklists também mudou. Se antes tudo era feito à caneta, hoje existem modelos digitais ou até mesmos criados no Excel, mais eficazes para realizar este controle. E é isso que você verá neste artigo.

A importância do checklist para a manutenção

Você ou sua empresa já tiveram custos que sequer poderiam ter existido?

Se você respondeu sim, você precisa urgentemente de um checklist para manutenção.

Pois, o checklist de manutenção não é apenas um procedimento comum ou corriqueiro. Mas também, um item necessário para coleta de informações sobre a vida útil dos equipamentos.

Seja em qualquer área da empresa (logística, engenharia civil, software, etc) fazer um bom checklist é importante para estabelecer prioridades e estratégias a fim de conhecer o cliente e suas necessidades.

Afinal, a falta de previsibilidade pode fazer com que a sua empresa tenha prejuízos ao invés de lucros.

Portanto, o checklist te ajuda a prever danos e riscos, identificar irregularidades e estabelecer um bom planejamento preventivo. E os objetivos são diminuir custos, oferecer soluções inteligentes e econômicas para o seu cliente a curto ou longo prazo.

Por isso, não basta atender bem. Mas também, ter uma excelente equipe de vendas e um pós venda melhor ainda caso você não seja capaz de oferecer soluções que reduzem os custos com reparos.

Ter em mente que todas as áreas interagem para oferecer boas soluções para os clientes é de fato, essencial para o sucesso da implementação do checklist.

Como coletar dados para um checklist de manutenção preventiva?

Agora que você já sabe que é importante realizar um bom checklist de manutenção deve estar se perguntando: mas, como fazê-lo? Por onde começar?

É o que você verá agora!

Tenha as informações em mãos

O primeiro item é que você precisa ter em mãos as informações dos equipamentos do seu cliente no ato da visita.

Mesmo que você leve as informações em um papel, é importante que antes da visita você cheque as informações sobre a última visita ao seu cliente.

Busque interação com outras áreas

Se por algum motivo, o acesso às informações não está bem definido, você poderá coletar os dados de outra forma. Como por exemplo, conversando com outras áreas e equipes.

Inclusive, interagir com outras áreas da empresa é fundamental para o sucesso de qualquer negócio.

Para isso, sugerimos que você conheça a equipe de produção e verifique qual foi a última visita. Assim, você levará os dados coletados na próxima visita para entender sobre a solução do problema anterior. Ou pelo menos, prever quando será o próximo.

Afinal, quando você analisa os problemas ou defeitos anteriores, você consegue prever os futuros. Portanto, isso pode te ajudar a ter uma margem maior para prever os próximos passos. 

Desse modo, a equipe de produção vai te ajudar a conhecer mais sobre os produtos, os possíveis defeitos das máquinas e as possíveis soluções para os problemas. Além disso, a interação com a área de produção vai te ajudar a criar etapas sólidas na construção do seu modelo ideal de checklist.

Estude o plano de manutenção

Para construir um checklist de manutenção você certamente precisará ter acesso ao plano de manutenção de equipamentos. Por isso, é importante que o conheça bem.

Portanto, estude, revise, tire dúvidas e esteja familiarizado com tudo que se refere ao plano de manutenção. Assim, ao realizar uma visita de manutenção preventiva você conseguirá identificar e detalhar pontos importantes para o seu aperfeiçoamento e possíveis modificações.

Também, sempre que possível revise o plano de manutenção considerando as últimas visitas, a produtividade dos colaboradores que seguiram o plano vigente e os custos em geral da última visita.

Com isso, estabeleça um cronograma para checagem do intervalo entre uma manutenção e outra. 

Além disso, conhecer o plano de manutenção pode te ajudar. Não apenas a prevenir riscos com equipamentos, mas também a prevenir acidentes que podem ocorrer em por falta de manutenção preventiva.

Em teoria, uma falha técnica pode ser algo simples. Mas, também pode oferecer riscos que vão desde uma parada da operação até mesmo acidentes sérios com colaboradores. 

Como fazer um bom checklist de manutenção preventiva?

Vale ressaltar, que através de um plano de manutenção você terá acesso às informações necessárias para a criação do seu modelo ideal de checklist.

Mas, para facilitar a sua vida, listamos algumas informações para que você crie o seu próprio formulário de checklist de manutenção. São elas:

(Marque C para conforme e NC para não conforme)

  1. Fabricante:
  2. Modelo: 
  3. Limpeza:
  4. Pintura:
  5. Estado do equipamento: (colocar um espaço para listar o estado do equipamento de acordo com as visitas).
  6. Tensão:
  7. Corrente:
  8. Fios:
  9. Conexões:
  10. Travas de segurança:
  11. Nível do óleo:
  12. Pressão do óleo:
  13. Vazamentos:
  14. Eixo:
  15. Base:
  16. Rotação:
  17. Alinhamento:
  18. Ventilador:
  19. Bomba:
  20. Temperatura:
  21. Filtros:
  22. Fluído:

Criar um espaço destinado à descrição de todas as falhas verificadas na visita.

  • Descrição das falhas:
  • Solução:
  • Peças solicitadas:
  • Peças trocadas:
  • Fotos:
  • Documentos:
  • Observações gerais (escreva as observações decorrentes na visita, mesmo que não tenha tido NC, anote informações em geral sobre o estado do equipamento e peças)
  • Assinatura do técnico:
  • Assinatura do cliente: (Não se esqueça deste item, peça para ler tudo e assinar se estiver de acordo com tudo que foi verificado na visita)

Dica 1 – Verifique com a produção

É muito comum, durante o planejamento de manutenção, analisar os dados do histórico das manutenções realizadas.


Isso auxilia a verificar as tendências que os defeitos seguem, como: em quanto tempo as ações repetem, se as intervenções surtiram efeito positivo, qual o intervalo entre as falhas, entre outros. Pois, com essas informações é possível entender os caminhos do tempo de vida útil do equipamento ou da máquina.


Faça reuniões com a equipe de produção para entender as dificuldades no uso do equipamento ou da máquina. E assim, indicar caminhos para otimizar o atendimento e os pontos que merecem atenção no checklist de manutenção preventiva.


Essa dica ajuda a esclarecer as etapas que precisam ser lembradas. Além disso, é preciso pensar na manutenção preventiva de forma estratégica, como veremos no próximo tópico.

Dica 2 – Seja estratégico

A manutenção preventiva faz parte dos indicadores chave de performance. Ou seja, são dados que indicam fenômenos relacionados à prestação de serviços.

E no caso da manutenção preventiva, trata-se de dados que indicam falhas ou quedas no desempenho baseado no intervalo de tempo, chamada de TBM (Time Base Maintenance).


Ao utilizar um checklist, você estará empregando uma das estratégias mais utilizadas atualmente no segmento da manutenção. Por isso, a estratégia é a seguinte: determinar os intervalos de tempo entre as visitas de forma assertiva.

Geralmente, ao definir um cronograma, muitos gestores colocam um intervalo de tempo menor do que deveriam e acabam realizando atividades desnecessárias.


Definir esse intervalo de tempo é uma tarefa muito complexa. Pois, cada equipamento possui a sua própria particularidade e intervalos diferentes.


Então, o que fazer?


É possível chegar a um intervalo de tempo aproximado do ideal. Mas para isso existem pontos que devem ser considerados, como:

  • Documentar as observações de seus colaboradores e saber os problemas e necessidades de cada ativo, ajudará a determinar o tempo.
  • Dividir as máquinas em grupos que possuem comportamentos semelhantes. Isso facilitará a entender o comportamento dos conjuntos que a formam.
  • Pense em pontos de manutenção para cada conjunto que você separou e anote para anexar ao seu checklist.

Percebe que não é algo para ser feito do dia para noite?


Afinal, para determinar o tempo certo entre as manutenções, é preciso observar e tomar decisões de acordo com o cumprimento do plano de manutenção.
Falando no plano, ele influencia (e muito!) em um checklist de manutenção eficiente.

Dica 3 – Revise o plano de manutenção

Não é possível separar o checklist de manutenção do plano de manutenção.
Pois eles se complementam, e a atuação de um afeta o desempenho do outro!


Por isso, se você não está familiarizado com um plano de manutenção preventiva, dê um olhada nesse artigo.

Além disso, o plano de manutenção precisa sempre ser revisado, por que ele se torna a medida de excelência da sua gestão. E a cada manutenção preventiva que for feita, será possível detectar pontos do seu plano e checklist que podem ser aperfeiçoados modificados no seu planejamento.

Como revisar o seu plano de manutenção?

Alguns pontos devem ser levados em consideração, como:

  • O histórico de manutenções preventivas, desde a última visita ou do último ano;
  • A produtividade dos colaboradores que seguiram o plano de manutenção vigente, e considerar se foi satisfatório ou se necessita de modificações;
  • As peças, o tempo e o custo gasto no plano atual;
  • Checar o estado das máquinas e equipamentos, e assim pensar no melhor intervalo de tempo para otimizar as preventivas

Esses são alguns dos pontos que podem ser revisados no seu plano de manutenção e também, no checklist de manutenção preventiva.


Tenha consciência que é um trabalho constante de atualização e mudanças para que seu checklist seja realmente eficiente.


Essas foram as dicas para ajudá-lo a ter mais eficiência no seu checklist de manutenção preventiva! Perceba que algumas delas atuam de maneira indireta na capacidade de verificação do seu checklist. Mas são muito importantes no processo!


Se você ainda não fez o seu checklist de manutenção preventiva, e não sabe por onde começar, aqui vai um dica extra:

Baixe o checklist de manutenção

Preenchendo este modelo de checklist você poderá ver a produtividade da equipe melhorar! Prever custos com manutenção preventiva com a ajuda de um software de gestão ou até mesmo no excel, te ajudará a emitir relatórios da visita que poderão ser consultados sempre que necessário.

Lembre-se, todo checklist de manutenção preventiva deve vir a partir de um plano de manutenção, onde deverá ser analisado a vida útil do equipamento e os possíveis danos com peças em decorrência do seu uso.

Além disso, se não houver trocas necessárias, invista em lubrificação para que o equipamento não sofra com o desgaste natural das peças. Ah! Isso também deverá ser listado no seu checklist.

Com base neste modelo de checklist de manutenção, você poderá criar o seu modelo ideal e começar a colocá-lo em prática o quanto antes!

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