Modelo de Checklist para manutenção: como fazer?

Checklist Manutenção
Colaborador verificando o checklist da manutenção

O modelo de checklist para manutenção é uma ferramenta muito importante para listar e desenvolver o passo a passo para checagem da manutenção preventiva de equipamentos. Muito além de uma simples lista, o checklist é imprescindível para a verificação das necessidades de reparo e para evitar despesas desnecessárias com a ausência do controle de informações em diversas áreas de uma empresa.

A função do checklist é auxiliar as equipes externas com procedimentos e informações, organizando e estabelecendo prioridades, além de controlar as conformidades e não conformidades em um serviço, comprovar uma visita técnica com documentos e fotos e também coletar informações para uma visita futura e para um controle de manutenção eficiente.

A criação e controle de checklists também mudou, se antes tudo era feito à caneta, hoje existem modelos digitais ou até mesmos criados no excel, mais eficazes para realizar este controle e é isso que você verá neste artigo.

A importância do checklist para manutenção

Você ou sua empresa certamente já passaram por uma situação que poderia ter sido evitada? Ou já tiveram custos que sequer poderiam ter existido? Se você respondeu sim para uma ou para as duas perguntas, você precisa urgentemente de um checklist para manutenção.

O checklist de manutenção passou a não ser apenas um procedimento comum ou corriqueiro, mas também um item extremamente necessário para coleta de informações sobre a vida útil dos equipamentos. Seja em qualquer área da empresa, logística, engenharia civil, software etc, fazer um bom checklist é importante para estabelecer prioridades e estratégias a fim de conhecer o cliente e suas necessidades.

A falta de previsibilidade pode fazer com que a sua empresa tenha prejuízos ao invés de lucros e fazer um bom checklist pode te ajudar a prever danos e riscos, a identificar irregularidades e estabelecer um bom planejamento preventivo, com o objetivo de diminuir custos e oferecer soluções inteligentes e econômicas para o seu cliente seja a curto ou a longo prazo.

Não basta atender bem, ter uma excelente equipe de vendas e um pós venda melhor ainda, se você não é capaz de prever e oferecer soluções que possam minimizar os custos com reparos. Ter em mente que todas as áreas interagir para oferecer boas soluções para os clientes é de fato, essencial para o sucesso da implementação de um bom checklist de manutenção.

Como coletar dados para um checklist de manutenção preventiva?

Agora você já sabe que é extremamente importante realizar um bom checklist de manutenção, mas, como fazê-lo? Por onde começar? É o que você verá agora!

  1. Colete informações:

Ter em mãos as informações dos equipamentos do seu cliente no ato da visita é o primeiro item para realizar um checklist de manutenção. Mesmo que você leve as informações que devem ser coletadas anotadas num papel, é importante que antes da visita você cheque informações sobre a última visita realizada na empresa. Se por algum motivo, o acesso a essas informações não está bem definido, você poderá coletar os dados de outra forma, como por exemplo, conversando com outras áreas e equipes.

  1. Busque interação com outras áreas:

Interagir com outras áreas da empresa é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Para isso, sugerimos que você conheça a equipe de produção e verifique qual foi a última visita e quais os dados foram coletados para que você possa levar na próxima visita a solução do problema anterior ou pelo menos, prever qual ou quando será o próximo. Quando você analisa os problemas ou defeitos anteriores, você consegue prever os futuros e isso pode te ajudar a ter uma margem maior para prever os próximos passos. 

A equipe de produção vai te ajudar a conhecer mais sobre os produtos, os possíveis defeitos das máquinas e as possíveis soluções para os problemas. A interação com a área de produção vai te ajudar a criar etapas sólidas na construção do seu modelo ideal de checklist.

  1. Estude o plano de manutenção:

Para construir um checklist de manutenção você certamente precisará ter acesso ao plano de manutenção de equipamentos e é imprescindível que o conheça bem. Estude, revise, tire dúvidas e esteja familiarizado com tudo que se refere ao plano de manutenção. Assim, ao realizar uma visita de manutenção preventiva você conseguirá identificar e detalhar pontos importantes para o seu aperfeiçoamento e possíveis modificações.

Sempre que possível revise o plano de manutenção considerando as últimas visitas, a produtividade dos colaboradores que seguiram o plano vigente, os custos em geral da última visita e com isso, estabeleça um cronograma para checagem do intervalo entre uma manutenção e outra. 

Além disso, conhecer o plano de manutenção pode te ajudar não apenas a prevenir riscos com equipamentos, mas também a prevenir acidentes que podem ocorrer em decorrência da falta de manutenção preventiva. Uma falha técnica pode ser algo simples, mas também pode oferecer riscos, que vão desde uma parada da operação ou até mesmo acidentes mais sérios envolvendo colaboradores. 

Como fazer um bom checklist de manutenção preventiva

Como já dissemos, um bom checklist de manutenção preventiva pode ajudar a sua empresa a prever gastos com manutenção, até mesmo as emergenciais. Para controlar essas situações, a criação de um bom checklist é fundamental para te ajudar a conhecer mais sobre os equipamentos do seu cliente e assim, oferecer soluções compatíveis com suas necessidades na hora certa.

Através de um plano de manutenção você poderá acessar as informações necessárias para a criação do seu modelo ideal de checklist, mas, para facilitar a sua vida, listamos algumas informações padrão para que você possa criar o seu próprio formulário de checklist de manutenção assim que finalizar essa leitura. São elas:

(Marque C para conforme e NC para não conforme)

  • Fabricante:
  • Modelo: 
  • Limpeza:
  • Pintura:
  • Estado do equipamento: (neste item colocar um espaço para listar o estado do equipamento de acordo com as visitas).
  • Tensão:
  • Corrente:
  • Fios:
  • Conexões:
  • Travas de segurança:
  • Nível do óleo:
  • Pressão do óleo:
  • Vazamentos:
  • Eixo:
  • Base:
  • Rotação:
  • Alinhamento:
  • Ventilador:
  • Bomba:
  • Temperatura:
  • Filtros:
  • Fluído:

Criar um espaço destinado à descrição de todas as falhas verificadas na visita.

  • Descrição das falhas:
  • Solução:
  • Peças solicitadas:
  • Peças trocadas:
  • Fotos:
  • Documentos:
  • Observações gerais (escreva todas as observações decorrentes na visita, mesmo que não tenha tido NC, anote informações em geral sobre o estado do equipamento e peças)
  • Assinatura do técnico:
  • Assinatura do cliente: 

 (Não se esqueça deste item, peça que o seu cliente leia tudo e assine se estiver de acordo com tudo que foi verificado na visita)

Preenchendo este modelo de checklist você poderá ver a produtividade da equipe ser consideravelmente melhorada, prever custos com manutenção preventiva e com a ajuda de um software de gestão ou até mesmo no excel, você conseguirá emitir relatórios da visita que poderão ser consultados sempre que necessário.

Lembre-se, todo checklist de manutenção preventiva deve vir a partir de um plano de manutenção, onde deverá ser analisado a vida útil do equipamento e os possíveis danos com peças em decorrência do seu uso. Além disso, se não houver trocas necessárias, invista em lubrificação para que o equipamento não sofra com o desgaste natural das peças. Ah! Isso também deverá ser listado no seu checklist.

Com base neste modelo de checklist de manutenção, você poderá criar o seu modelo ideal e começar a colocá-lo em prática o quanto antes. Boa sorte!

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