Gestão financeira em serviços: reembolso por km rodado no Auvo

Uma das maiores dificuldades da gestão financeira das empresas é calcular o reembolso de km rodado dos colaboradores externos. Além da dificuldade, existem ocasiões em que os colaboradores informam dados irreais para “compensar” o salário ou até mesmo, alegando o pagamento do desgaste do veículo. 

Também não seria justo que a empresa estipulasse um valor aleatório a pagar, até porque geraria uma enorme insatisfação por parte dos colaboradores. E sabemos que é de extrema importância conquistar e fidelizar bons funcionários, principalmente os externos. 

Deste modo, calcular corretamente o km rodado do colaborador é algo primordial para realizar o pagamento correto e estabelecer uma parceria sólida na prestação de serviços. Porém, calcular o km rodado de forma manual é algo muito complicado e pouco prático, por isso, o Auvo tem a solução perfeita para você que busca organizar as tarefas da equipe de forma automatizada e realizar a gestão financeira dos serviços prestados. 

Neste artigo, você saberá como calcular o km rodado individual e da equipe, de forma rápida, segura e confiável para o colaborador e para a empresa utilizando o Auvo.

Como funciona o reembolso de quilometragem?

O reembolso de quilometragem é o método de ressarcimento do custo que o colaborador tem direito ao usar o seu próprio veículo para exercer uma função na empresa, como o técnico de manutenção externa, por exemplo. Esses custos, podem incluir o combustível, ticket de estacionamento, seguro e etc. Isso vai depender do tipo de prestação de serviço e do contrato de cada empresa com o seu prestador.

Como fazer a gestão financeira de km rodado? 

Para fazer a gestão financeira dos km rodados pelo colaborador, você precisa ter em mente algumas noções básicas, tais como

1. Definir um veículo padrão: 

Definir um veículo padrão auxilia a calcular uma média de combustível utilizado para realizar um determinado atendimento e também a definir os custos de cada operação. Com o Auvo você consegue realizar essa atividade automaticamente, basta ir na aba configurações e adicionar a média do valor do km rodado. 

2. Levantar os custos adicionais:

A empresa e funcionário devem acordar sobre os valores cobertos, de preferência, em um documento escrito para evitar problemas no futuro.

Entre os custos mais comuns, destacam-se:

  • combustível;
  • seguro;
  • taxas do DETRAN (licenciamento e DPVAT);
  • limpeza;
  • manutenção;
  • depreciação do veículo.

É necessário estabelecer no ato da contratação do prestador de serviço, quais os custos serão custeados, quais serão rateados e quais não serão pagos pela empresa. Realizar este levantamento e este acordo com o colaborador, tornará a sua gestão financeira mais simples.

3. Definir um intervalo de tempo:

Para saber o km rodado pelo período, é necessário selecionar qual o intervalo de tempo que deseja obter resultados do respectivo colaborador ou equipe. Você poderá selecionar qual o período desejado, dia, semana, mês ou ano e realizar uma completa análise das tarefas realizadas por cada prestador. 

4. Estabeleça métricas:

Agora que você já sabe que realizar a gestão de km rodados manualmente é uma tarefa árdua e complicada, trazemos mais motivos para que você conheça e experimente o Auvo. Nosso software apresenta 4 tipos de métricas diferentes que facilitarão a sua gestão financeira de km rodados. São elas:

  • KM rodado informado nas tarefas: essa métrica permite analisar a quilometragem informada pelo colaborador no ato de cada tarefa realizada. Deste modo, o prestador informa o km gasto no trajeto até o cliente e o seu retorno da atividade prestada. 
  • KM do sistema: Essa modalidade leva em consideração as tarefas realizadas com de acordo com a posição do colaborador no GPS. É necessário apenas informar a jornada de trabalho que será definida pelo sistema, contendo informações como horário de entrada, intervalo para almoço e saída. No final de cada dia, o gestor terá acesso aos km rodados pelo colaborador, basta que ele esteja com o GPS ligado.
  • KM estimado: Nesta opção o sistema leva em consideração a menor opção de rota realizada pelo colaborador e faz uma estimativa de quilometragem rodada naquele trajeto. 
  • KM total diário: Como o próprio nome diz, nesta opção o sistema leva em consideração a quilometragem gasta diariamente. O Auvo faz uma análise de acordo com os km rodados durante o dia com base nas tarefas realizadas. 

Com tantas opções de métricas precisas para se obter as informações necessárias, fica muito mais fácil realizar o cálculo e a gestão de km rodados, não é mesmo?

Observações adicionais sobre o cálculo do km rodado:

Precisamos lembrar que não consideramos os gastos com manutenção e depreciação do veículo nesta conta. Esses custos variam de acordo com a quilometragem final do veículo para as revisões e a desvalorização do modelo na tabela FIP.

A depreciação, no entanto, só entra na conta para empresas que exijam a substituição do veículo em tempo predeterminado. Ou seja, depositam a responsabilidade de renovar a frota sobre o funcionário.

Já em relação às revisões regulares, é importante chegar a um acordo entre empregador e colaborador. Assim o pleno funcionamento do automóvel é garantido e evita prejuízos maiores no futuro.

Além de calcular combustível e manter o controle do ressarcimento dos gastos com o veículo, você também precisa ficar atento à gestão de reembolsos. Deve controlar os comprovantes, confirmar as despesas, gerenciar os pagamentos, etc. Controlar tudo isso de forma manual, de cada colaborador é praticamente impossível e com o Auvo é possível anexar toda essa documentação para o reembolso correto, de forma segura e 100% confiável. Com isso, é possível gerar relatórios diários, semanais, mensais e até anuais, de cada colaborador ou equipe, e também personalizar os filtros de acordo com a sua necessidade. 

Agora que você já sabe como realizar a gestão financeira de km rodado com o Auvo, sobre tempo para se dedicar a tarefas mais importantes no seu dia-a-dia. Se você ficou curioso e quer saber como o nosso sistema funciona na prática, solicite uma demonstração grátis e aproveite!

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