Gestão financeira com relatórios automatizados Auvo!

Organizar a gestão financeira na prestação de serviços depende de muitos fatores que envolvem desde o planejamento financeiro anual da empresa, até a prestação de contas das despesas relacionadas aos serviços realizados. Isso inclui o relatório de despesas das atividades de cada colaborador. 

Para fazer um bom relatório de despesas é necessário ter precisão nas informações, anexar os comprovantes corretamente e de forma que atenda às necessidades da empresa. Além disso, é preciso ter atenção na hora de descrever as despesas, anexar comprovantes, inserir data, local, tipo de despesa etc. Tudo isso, para não colocar informações desnecessárias e despesas não-reembolsáveis. 

Mas, o que deve conter no relatório de despesas? Como preencher de forma correta? Como anexar despesas? As dúvidas são muitas, principalmente quando você tem que fazer este controle de forma manual, numa planilha de excel por exemplo. Por isso, neste artigo você saberá como fazer um relatório de despesas da maneira mais eficiente possível, com a ajuda do nosso software de automação, o Auvo. 

Por onde começo para melhorar a gestão financeira do meu negócio?

Na primeira parte do relatório de despesas as informações que deverão estar listadas são, principalmente as informações sobre o funcionário, tais como, nome completo, cargo, departamento, dados bancários, etc. Coletar e separar esses dados facilitarão na realização dos comparativos diários, semanais e mensais de cada colaborador. Além disso, colabora para a logística da empresa e para controlar quais funcionários gastam mais do que a média. Com tais informações, os gestores podem verificar se o gasto é justificável tornando o pagamento mais rápido e menos sujeito a erros.

1. Categoria da despesa:

Outra informação importante está relacionada a categoria da despesa, tais como: refeição, combustível, ticket de estacionamento entre outras. Um relatório de reembolso completo deve conter informações detalhadas sobre tudo o que foi gasto, conforme sua política de reembolso. Assim a empresa não correrá o risco de reembolsar uma despesa diferente das que são permitidas. No caso de empresas que trabalham com o reembolso de quilometragem, o relatório também deverá ser minucioso. Não basta que o funcionário apresente apenas o recibo do combustível.

Ao contrário, é muito mais seguro para a empresa que em seu relatório de reembolso contenha um espaço destinado especificamente para este fim, com informações como: data, origem, destino, quantidade de quilômetros e valor por quilômetro rodado. Se você precisa fazer um relatório de reembolso de quilometragem temos um artigo completo sobre o tema, leia aqui. 

2. Valor das despesas: 

Incluir o valor correto de cada despesa vai te ajudar a organizar a sua gestão financeira e torná-la mais previsível. Por isso, na hora de detalhar uma despesa, um item fundamental é o valor de cada despesa. Estes valores poderão ser justificados de acordo com a necessidade de cada serviço e colaborador, uma vez que despesas não-justificadas não poderão ser reembolsadas pela empresa. 

3. Data da despesa:

Já parou pra pensar em quanto tempo os seus colaboradores deverão guardar o recibo de cada despesa? Pois bem, deve-se estabelecer regras para o armazenamento de cada recibo para a devida comprovação das despesas. Com isso, é preciso informar a data de cada despesa e acrescentar essa informação de forma cronológica ao relatório. 

4. Nome do estabelecimento: 

Um relatório completo inclui todas as informações referentes às despesas. Por isso, o nome do estabelecimento onde o gasto foi realizado também deve ser incluído e registrado.

Nesse campo específico também poderá ser conferido se todas as despesas apresentadas são de fato reembolsáveis. Assim, é possível evitar fraudes e duplicidade nas informações. 

5. Justificativa das despesas:

A justificativa de cada despesa deve ser feita, pois é nela que o controle terá mais efetividade para saber de fato se os gastos estão relacionados com a empresa. Justificar a despesa é tão importante quanto guardar o recibo para sua comprovação e deve ser feita dentro do prazo estabelecido por cada empresa, assim a sua gestão financeira se mantém sempre atualizada.

Tipos de comprovantes na gestão financeira: 

Todo relatório de despesas deve conter em anexo as suas devidas comprovações. Portanto, guardar os respectivos recibos é imprescindível para a política de reembolso. 

Existem 3 formas mais comuns de comprovantes. É recomendado que a comprovação esteja vinculada ao CNPJ da empresa ou no CPF do respectivo funcionário, para devida comprovação. 

1. Cupom fiscal

Tipo de comprovação fiscal mais comum, sua durabilidade é reduzida e as informações impressas se apagam em pouco tempo. Por isso é recomendado que o colaborador digitalize os cupons fiscais logo que forem emitidos.

2. Nota fiscal

A nota fiscal é bem mais segura, uma vez que é feita com impressão mais resistente ao tempo e não é tão pequena. Além disso, possui mais informações, como: data, hora, descrição do serviço ou produto, valores e dados da empresa contratada. Também pode conter os dados da empresa, como CNPJ e endereço em campos específicos. 

3. Recibo de pagamento

O recibo de pagamento é utilizado geralmente por profissionais liberais que o entregam ao funcionário como comprovante de pagamento. Deve-se ficar atento à essa modalidade, uma vez que é a mais fácil de se encontrar fraudes, como rasuras ou a própria autenticidade do documento.

Use a tecnologia a favor da gestão financeira

O seu relatório de despesas pode ser algo muito mais simples se você usar e abusar dos recursos tecnológicos disponíveis. O Auvo é um software que vai descomplicar a gestão financeira dos serviços na sua empresa. Fazer um relatório de despesas no Auvo é algo muito simples, intuitivo e rápido. 

Basta descrever quais as informações de despesas você deseja informar de cada colaborador naquele determinado período de tempo, adicionar uma nova despesa, como por exemplo, uma despesa relacionada a alimentação. Nela, você colocará informações como qual o tipo de despesa, a data e o valor. Tudo muito simples e sem burocracia. Com isso, fazer a gestão financeira de uma equipe inteira fica muito mais fácil. É possível filtrar as despesas por tipo, tempo, usuário, descrição etc. 

Conheça essa incrível solução que o Auvo tem para lhe oferecer! Realize orçamentos de despesas com a máxima agilidade, otimizando tempo e aumentando a produtividade da sua equipe. Faça um teste grátis e conheça nossa plataforma! 

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