Gestão de Facilities: tudo o que você precisa saber

gestão de facilities

Se você tem um espaço físico onde funciona sua empresa, você e seus colaboradores precisam trabalhar com segurança, higiene e conforto para produzirem com mais qualidade, concorda? Portanto você precisa de pessoas que façam serviços de manutenção, limpeza e que cuidem de toda a infraestrutura do espaço. Esses serviços com atividades-meio são as chamadas Facilities. Mas, claro, cuidar de todo esse processo exige planejamento e controle. É aí que entra a Gestão de Facilities.

A maioria das empresas preferem terceirizar esses serviços, até para conseguir uma maior economia e conseguir focar nas atividades-fim, fazendo com que os seus colaboradores internos sejam profissionais que atuem diretamente no ramo da empresa, o objetivo pelo qual ela foi criada.

Ficou confuso? Calma. Ao longo do texto tem mais explicações e você vai conseguir entender melhor. Pense nesse primeiro exemplo: para a energia funcionar, não basta apenas pagar a conta, você vai precisar de um técnico quando uma luz estragar ou der um problema de fiação, por exemplo.

Se o banheiro estiver com problemas no encanamento, vaso entupido, baratas, você vai precisar de profissionais para cuidar de cada uma dessas coisas, inclusive para manter a limpeza do ambiente.

Vamos supor que você seja dono de um instituto educacional, por exemplo. Você sabe que um eletricista, um faxineiro ou até uma empresa de desinsetização, não tem a ver com o seu negócio.

Os serviços que eles prestam não estão ligado com o seu ramo de negócio, não irão fazer você vender e ter lucros. Entretanto, esses profissionais são necessários para manter o bom funcionamento da empresa e oferecer boas condições aos seus colaboradores, e até entregar uma infraestrutura adequada aos seus clientes também.

Portanto, as facilities (limpeza, manutenção, segurança etc.) cuidam das atividades-meio. Os colaboradores (professores, coordenadores, equipe de vendas, marketing, financeiro etc.) cuidam das atividades-fim. 

Agora, as facilities normalmente são várias, diferentes tipos de serviços. Fica complicado para uma pessoa só colocar a mão na massa e resolver todos esses problemas. O que funciona é ter um gestor que cuide de todos esses serviços.

OBJETIVO DA GESTÃO DE FACILITIES

A própria tradução da palavra “facilities” já diz: facilidades. São serviços que facilitam o bom funcionamento de todo o espaço da companhia. Na maioria das vezes, as empresas preferem terceirizar esses serviços de atividade-meio. Só que, se não tiver um responsável que saiba coordenar todas essas necessidades da empresa, acaba ficando tudo desordenado e prejudica até os resultados do seu negócio.

O objetivo de uma gestão de facilities é conciliar todos esses serviços. É estar atendo ao prazo das manutenções, ficar de olho se o serviço foi bem feito, se o contrato ou direitos trabalhistas estão em ordem, se precisa comprar algum material, ou peça necessária de um equipamento. É cuidar para que toda a infraestrutura da empresa esteja adequada e funcionando perfeitamente todos os dias de trabalho, gerando uma maior produtividade dos colaboradores.

O profissional que faz a administração de todos esses processos é o gerente de facilities (ou ainda gerente de operações, gestor administrativo, existem várias nomenclaturas). Mas deu pra entender o quanto uma gestão de facilities simplifica a vida do contratante, no caso, a sua empresa?

Vamos analisar agora os diferentes tipos de serviços que o gestor de facilities precisa conectar e coordenar.

TIPOS DE SERVIÇOS FACILITIES

Como falamos anteriormente, muitas empresas preferem terceirizar esses serviços para reduzir os custos operacionais. A vantagem da terceirização é que você conta com uma mão de obra muito mais qualificada e não tem encargos trabalhistas.

Veja os serviços mais contratados:

  1. LIMPEZA

Um ambiente limpo é essencial para manter a saúde física e mental dos funcionários, além de influenciar na percepção positiva dos seus clientes e parceiros que visitam a empresa. A higiene e organização são fatores básicos fundamentais para o funcionamento adequado de uma empresa, oferecendo conforto para quem utiliza o local.

  1. SEGURANÇA

Tanto para a integridade do patrimônio, quanto para a segurança dos funcionários é necessário se preocupar como eles estão resguardados. Contratar seguranças (time de vigilância), câmeras, alarmes são ótimas recomendações. Quem vai definir o melhor modo de fazer isso e quais empresas contratar, será o gestor de facilities. Ele também deve ficar atento à segurança de informações sigilosas, dando importância à proteção online e os sistema de rede que a empresa utiliza.

  1. MANUTENÇÃO

Qualquer equipamento que você tenha comprado vai precisar de manutenção. Ar condicionado, impressora, ou até elevadores. Qualquer máquina ou aparelho que pare de funcionar ou apresente alguma falha, é necessário chamar uma equipe para cuidar disso. As manutenções podem ser técnicas, elétrica ou hidráulica, dependendo do que for o material, e podem ser corretivas ou preventivas

Tendo um bom gestor de facilities, ele vai fazer de tudo para que sejam preventivas, reduzindo os riscos e custos. Imagine se houver uma pane elétrica e causar um incêndio ou outro acidente por exemplo. Além de causar risco à saúde dos funcionários, vai acarretar uma paralisação nos serviços e atrasar toda a operação da empresa, gerando um enorme prejuízo.

A manutenção garante a conservação dos materiais e o pleno funcionamento de todo o prédio/escritório.

  1. ENGENHARIA

Se a empresa precisa ampliar o espaço ou reformar, ela vai precisar de serviços na área de manutenção técnica das instalações, realizar projetos técnicos e isso exige profissionais com engenheiros e arquitetos para efetuar tudo de forma segura e correta.

  1. JURÍDICO

Se a empresa constantemente lida com reclamações de clientes, processos na justiça de forma geral, é bom contar com auxílio de uma equipe de advogados especializados em cada área.Claro que existem outros serviços focados nas atividades-meio, mas listamos aqui os 5 mais contratados.

A MELHOR FORMA DE CONTAR COM ESSAS FACILIDADES

Como fazer uma gestão de facilities com maior rapidez e resultados comprovados?

Contando com a tecnologia! Essas empresas prestadoras de serviços conseguem entregar um trabalho de maior qualidade e, inclusive, prestar contas e provar resultados aos contratantes. Uma novidade, não tão nova assim, é o uso de aplicativos! 

Existem softwares que conseguem automatizar todo o processo, fazem o gestor ter um maior controle sobre sua equipe externa, reduz os gastos e digitaliza todos os documentos que antes eram toneladas de papéis guardados, como por exemplo a ordem de serviço.

Muitas empresas que oferecem serviços facilities, estão utilizando esses aplicativos e isso é um ponto interessante a ser observado quando a sua companhia pensar em contratar uma dessas empresas.

Com essa tecnologia, o gerente de uma equipe que presta serviços externos (manutenção de ar condicionado, ou câmeras de segurança, por exemplo) pode controlar desde o pedido até a avaliação final de satisfação do cliente. Todo o processo de atendimento fica registrado pelo aplicativo, e auxilia no trabalho dos técnicos, trazendo uma excelência operacional para toda a equipe de campo.

Isso é bom para sua empresa, contratante desses serviços, pois eles vão poder apresentar relatórios mais concretos, dados de cada funcionário que te atendeu, serviços mais rápidos, eficientes e personalizados.

Agora que você sabe tudo sobre gestão de facilities e entende que isso vai melhorar o funcionamento do espaço corporativo, pode avaliar sobre contratar um gestor para cuidar disso para você, com o objetivo de potencializar os resultados e aumentar a produtividade global de seu negócio.

8 Shares:

Deixe uma resposta

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.