Se você tem um espaço físico onde funciona sua empresa, você e seus colaboradores precisam trabalhar com segurança, higiene e conforto para produzirem com mais qualidade, concorda? Portanto você precisa de pessoas que façam serviços de manutenção, limpeza e que cuidem de toda a infraestrutura do espaço. Esses serviços com atividades-meio são as chamadas Facilities. Mas, claro, cuidar de todo esse processo exige planejamento e controle. É aí que entra a Gestão de Facilities.
A maioria das empresas preferem terceirizar esses serviços, até para conseguir uma maior economia e conseguir focar nas atividades-fim, fazendo com que os seus colaboradores internos sejam profissionais que atuem diretamente no ramo da empresa, o objetivo pelo qual ela foi criada.
Ficou confuso? Calma. Ao longo do texto tem mais explicações e você vai conseguir entender melhor. Pense nesse primeiro exemplo: para a energia funcionar, não basta apenas pagar a conta, você vai precisar de um técnico quando uma luz estragar ou der um problema de fiação, por exemplo.
Se o banheiro estiver com problemas no encanamento, vaso entupido, baratas, você vai precisar de profissionais para cuidar de cada uma dessas coisas, inclusive para manter a limpeza do ambiente.
Vamos supor que você seja dono de um instituto educacional, por exemplo. Você sabe que um eletricista, um faxineiro ou até uma empresa de desinsetização, não tem a ver com o seu negócio.
Os serviços que eles prestam não estão ligado com o seu ramo de negócio, não irão fazer você vender e ter lucros. Entretanto, esses profissionais são necessários para manter o bom funcionamento da empresa e oferecer boas condições aos seus colaboradores, e até entregar uma infraestrutura adequada aos seus clientes também.
Portanto, as facilities (limpeza, manutenção, segurança etc.) cuidam das atividades-meio. Os colaboradores (professores, coordenadores, equipe de vendas, marketing, financeiro etc.) cuidam das atividades-fim.
Agora, as facilities normalmente são várias, diferentes tipos de serviços. Fica complicado para uma pessoa só colocar a mão na massa e resolver todos esses problemas. O que funciona é ter um gestor que cuide de todos esses serviços.
OBJETIVO DA GESTÃO DE FACILITIES
A própria tradução da palavra “facilities” já diz: facilidades. São serviços que facilitam o bom funcionamento de todo o espaço da companhia. Na maioria das vezes, as empresas preferem terceirizar esses serviços de atividade-meio. Só que, se não tiver um responsável que saiba coordenar todas essas necessidades da empresa, acaba ficando tudo desordenado e prejudica até os resultados do seu negócio.
O objetivo de uma gestão de facilities é conciliar todos esses serviços. É estar atendo ao prazo das manutenções, ficar de olho se o serviço foi bem feito, se o contrato ou direitos trabalhistas estão em ordem, se precisa comprar algum material, ou peça necessária de um equipamento. É cuidar para que toda a infraestrutura da empresa esteja adequada e funcionando perfeitamente todos os dias de trabalho, gerando uma maior produtividade dos colaboradores.
O profissional que faz a administração de todos esses processos é o gerente de facilities (ou ainda gerente de operações, gestor administrativo, existem várias nomenclaturas). Mas deu pra entender o quanto uma gestão de facilities simplifica a vida do contratante, no caso, a sua empresa?
Vamos analisar agora os diferentes tipos de serviços que o gestor de facilities precisa conectar e coordenar.
TIPOS DE SERVIÇOS FACILITIES
Como falamos anteriormente, muitas empresas preferem terceirizar esses serviços para reduzir os custos operacionais. A vantagem da terceirização é que você conta com uma mão de obra muito mais qualificada e não tem encargos trabalhistas.
Veja os serviços mais contratados:
- LIMPEZA
Um ambiente limpo é essencial para manter a saúde física e mental dos funcionários, além de influenciar na percepção positiva dos seus clientes e parceiros que visitam a empresa. A higiene e organização são fatores básicos fundamentais para o funcionamento adequado de uma empresa, oferecendo conforto para quem utiliza o local.
- SEGURANÇA
Tanto para a integridade do patrimônio, quanto para a segurança dos funcionários é necessário se preocupar como eles estão resguardados. Contratar seguranças (time de vigilância), câmeras, alarmes são ótimas recomendações. Quem vai definir o melhor modo de fazer isso e quais empresas contratar, será o gestor de facilities. Ele também deve ficar atento à segurança de informações sigilosas, dando importância à proteção online e os sistema de rede que a empresa utiliza.
- MANUTENÇÃO
Qualquer equipamento que você tenha comprado vai precisar de manutenção. Ar condicionado, impressora, ou até elevadores. Qualquer máquina ou aparelho que pare de funcionar ou apresente alguma falha, é necessário chamar uma equipe para cuidar disso. As manutenções podem ser técnicas, elétrica ou hidráulica, dependendo do que for o material, e podem ser corretivas ou preventivas.
Tendo um bom gestor de facilities, ele vai fazer de tudo para que sejam preventivas, reduzindo os riscos e custos. Imagine se houver uma pane elétrica e causar um incêndio ou outro acidente por exemplo. Além de causar risco à saúde dos funcionários, vai acarretar uma paralisação nos serviços e atrasar toda a operação da empresa, gerando um enorme prejuízo.
A manutenção garante a conservação dos materiais e o pleno funcionamento de todo o prédio/escritório.
- ENGENHARIA
Se a empresa precisa ampliar o espaço ou reformar, ela vai precisar de serviços na área de manutenção técnica das instalações, realizar projetos técnicos e isso exige profissionais com engenheiros e arquitetos para efetuar tudo de forma segura e correta.
- JURÍDICO
Se a empresa constantemente lida com reclamações de clientes, processos na justiça de forma geral, é bom contar com auxílio de uma equipe de advogados especializados em cada área.Claro que existem outros serviços focados nas atividades-meio, mas listamos aqui os 5 mais contratados.
A MELHOR FORMA DE CONTAR COM ESSAS FACILIDADES
Como fazer uma gestão de facilities com maior rapidez e resultados comprovados?
Contando com a tecnologia! Essas empresas prestadoras de serviços conseguem entregar um trabalho de maior qualidade e, inclusive, prestar contas e provar resultados aos contratantes. Uma novidade, não tão nova assim, é o uso de aplicativos!
Existem softwares que conseguem automatizar todo o processo, fazem o gestor ter um maior controle sobre sua equipe externa, reduz os gastos e digitaliza todos os documentos que antes eram toneladas de papéis guardados, como por exemplo a ordem de serviço.
Muitas empresas que oferecem serviços facilities, estão utilizando esses aplicativos e isso é um ponto interessante a ser observado quando a sua companhia pensar em contratar uma dessas empresas.
Com essa tecnologia, o gerente de uma equipe que presta serviços externos (manutenção de ar condicionado, ou câmeras de segurança, por exemplo) pode controlar desde o pedido até a avaliação final de satisfação do cliente. Todo o processo de atendimento fica registrado pelo aplicativo, e auxilia no trabalho dos técnicos, trazendo uma excelência operacional para toda a equipe de campo.
Isso é bom para sua empresa, contratante desses serviços, pois eles vão poder apresentar relatórios mais concretos, dados de cada funcionário que te atendeu, serviços mais rápidos, eficientes e personalizados.
Agora que você sabe tudo sobre gestão de facilities e entende que isso vai melhorar o funcionamento do espaço corporativo, pode avaliar sobre contratar um gestor para cuidar disso para você, com o objetivo de potencializar os resultados e aumentar a produtividade global de seu negócio.
