Controle de equipes externas: como ser mais eficiente

controle de equipes externas

Se gerenciar equipes internas é difícil, fazer o controle de equipes externas é um desafio e tanto para todo gestor. É preciso ter jogo de cintura, autocontrole e habilidades para estabelecer métricas que estejam de acordo com a rotina e com os resultados estipulados. 

Em muitas equipes externas é inevitável que a equipe esteja comprometida para que os resultados sejam alcançados. É necessário manter uma rotina de trabalho organizada, ter contato frequente com as equipes externas, utilizar o máximo de recursos tecnológicos para garantir a performance do trabalho externo, desenvolver lideranças, estabelecer metas e investir na profissionalização da equipe como um todo.

Por isso, se você busca tornar a sua equipe externa altamente eficaz e produtiva, recomendamos que você leia este artigo até o final. Separamos 5 dicas que vão te ajudar neste processo!

Dica 1 – Mantenha uma rotina de trabalho organizada

Criar uma rotina de trabalho organizada vai ter ajudar a alcançar os resultados de forma rápida e transparente para todos os colaboradores. Porém, para atingir este objetivo é necessário que toda a equipe se comprometa. Concordamos que é muito fácil falar em organização, mas na prática é muito difícil organizar tudo, tendo sempre muito trabalho e uma rotina de trabalho intensa. Mas, garantimos que se você se organizar, tudo ficará mais fácil!

Otimize o seu tempo: Tire o máximo de proveito do seu tempo! Durante o caminho até o trabalho, você pode ouvir podcasts para se informar sobre os assuntos do dia e os temas voltados para a sua área de atuação. Assim, você não precisará parar em nenhum momento do dia para fazer isso. 

Além disso, para otimizar melhor o seu tempo, procure não realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Pois isso pode atrapalhar o seu nível de concentração e diminuir a sua eficácia no trabalho. Dedique-se a uma tarefa de cada vez e procure executá-la com o máximo de atenção possível. 

Faça um planejamento: Ter um planejamento diário ou semanal é algo fundamental para se ter o controle da equipe externa com ela mais produtiva e organizada. Reserve um tempo no início de cada semana para planejar todas as atividades que você precisará realizar no decorrer dos dias seguintes.

Dessa forma você trabalhará mais tranquilo, sabendo que tudo está planejado e em ordem. Você também fica mais preparado para lidar com imprevistos, caso eles apareçam. Confira diariamente o seu planejamento e certifique-se de que tudo está sendo realizado dentro do prazo estipulado, assim você evitará frustrações.

Estabeleça prioridades: Com o planejamento pronto tenha em mente o que deve ser executado antes e o que pode vir depois. Você precisa visualizar as listas de atividades para certificar-se de que nada ficou para trás. Estabelecer essas prioridades é muito importante pois isso te ajudará a ter mais clareza por onde deve começar a sua rotina profissional. Uma dica muito boa é anotar as 3 prioridades do dia seguinte no dia anterior, assim você já começará o dia pelo que deve fazer com mais urgência.

Delegue funções: Se você é um gestor de time, faça reuniões semanais para acompanhar projetos e definir prioridades junto com a sua equipe. Se feitas logo no início da semana, essas reuniões podem ajudar a economizar bastante tempo ao longo dos dias seguintes, uma vez que faz com que a equipe esteja melhor alinhada e com objetivos em comum em vista. Isso fará com que vocês consigam atingir os resultados muito mais rápido!

Organize sua bagunça: Tire um tempinho para organizar a sua mesa de trabalho! Essa dica pode parecer óbvia, mas aposto que a sua mesa não é um exemplo de organização e se ela realmente não for, você perde muito tempo procurando coisas e organizando sua bagunça. 

Além disso, estima-se que as pessoas gastem cerca de 50 minutos do dia à procura de informações. Isso é fácil de evitar, basta manter um ambiente de trabalho limpo e organizado. Organize documentos, papéis, revistas e demais arquivos. Um espaço agradável e em ordem é fundamental para manter a sua produtividade e de toda a sua equipe. Por isso, não perca tempo! Não deixe para organizar sua mesa uma vez por semana, organize-a todos os dias e acredite, você economizará muito tempo!

Dica 2: Mantenha contato frequente com a sua equipe

O papel do gestor vai muito além do trabalho operacional, na verdade, o papel do gestor do futuro é garantir que a equipe possa trabalhar de maneira eficaz para garantir os melhores resultados. Para que isso aconteça o gestor deve estabelecer contato direto com seus vendedores e prestadores de serviço, manter diálogo frequente e escutar o que a “ponta” tem a dizer, pode ajudar e muito a melhorar os processos internos de trabalho. 

É por isso que para fazer uma boa gestão de equipes externas será preciso aproveitar todo o tempo interno para ouvir o que cada membro tem a dizer. Como isso, será possível traçar as melhores estratégias gerenciar seu time. 

Dica 3: Desenvolva lideranças na equipe 

Essa é uma dica que é válida para todas as áreas de um negócio. Líderes são pessoas mais comprometidas com a empresa. Como gestor o seu papel é liderar, mais você pode desenvolver líderes que vão te ajudar a trabalhar sem uma orientação direta.

Desenvolver lideranças nem sempre tem a ver com promoção e aumento e sim com confiança. Procure desenvolver pessoas que são pró-ativas e que estão sempre buscando melhorias no processo de trabalho. São essas pessoas que vão trabalhar com o máximo de autonomia possível e sem passar por cima das suas orientações. 

Dica 4: Estabeleça metas e tenha processos bem definidos

As metas podem ser individuais ou por equipe e podem ser medidas através de indicadores que revelam a performance da equipe, como o número de visitas realizadas, vendas fechadas e etc. 

É possível aumentar o número de OS atendidas em um único dia, a partir de planejamento e organização de diversos processos da empresa. Com uma avaliação semanal, que pode ser feita por relatórios, mensure o desempenho dos técnicos. Se dentro das habilidades individuais, ele está atendendo menos ordens de serviços que os demais ou poderia atender mais chamados naquele determinado período, vale estipular uma meta específica para ele. 

Definir metas e processos claros facilitará a rotina de trabalho da equipe, assim como definir prazos de entrega para o cumprimento de cada tarefa. Assim, não haverá desculpas para a não execução do trabalho.

Dica 5: Utilize a tecnologia a seu favor no controle de equipes externas

Para fazer a gestão de qualquer equipe externa é primordial utilizar a tecnologia. Afinal de contas, se já é difícil gerir uma equipe externa, imagine fazer isso de forma manual? É praticamente impossível.

Para que isso aconteça você precisará utilizar um software de gestão de controle de equipes externas, como o Auvo. É ele que vai te ajudar a controlar a equipe, ter acesso aos serviços realizados em tempo real, abrir novas solicitações e fechar as OS de serviço, acompanhar o atendimento e muito mais. 

Com o Auvo, você conseguirá ter acesso a todas as funcionalidades como: localizalização em tempo real, comunicação via aplicativo, roteirização, relatórios de atividades e várias outras funcionalidades que vão te ajudar o seu dia-a-dia. 

Mais é claro que não é fácil estimular a equipe a utilizar uma ferramenta nova, por isso, é importante apresentar a ferramenta para a equipe e mostrar como a sua utilização fará com que a produtividade aumente e o trabalho se tornará mais fácil e intuitivo. Procure compartilhar informações mostrando as funcionalidades da ferramenta e estabeleça metas de uso do software, que só poderão acontecer se de fato a equipe estiver comprometida a utilizá-lo a favor da empresa. 

Garantimos que com essas dicas e com o uso da plataforma certa, o controle de equipes externas se tornará muito mais produtiva. Por isso, te convidamos a fazer um teste grátis em nossa plataforma, você só tem a ganhar! Conheça mais clicando aqui.

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