Como melhorar a comunicação com equipe externa?

Você acha que comunicação é um ponto fraco de sua gestão? Já parou para pensar em melhorar a comunicação com sua equipe de trabalho? Pois bem! Trago dicas para você.

Ter uma equipe que “fala a mesma língua” é um aspecto observado com bastante atenção na rotina de gestores e líderes de pessoas. Afinal, comunicar-se de forma clara e objetiva, além de uma habilidade pessoal, é um fator de sucesso para equipes que buscam alta performance.

Na visão de Vargas (2016), um processo efetivo de comunicação é fundamental para garantir que as informações cheguem às pessoas certas, no tempo certo e de uma forma economicamente viável.  Em outras palavras, comunicar é tornar comum, fazer com que os outros tomem conhecimento dos nossos pensamentos. Por isso, é muito importante entender que comunicação é um processo, e para esse processo ser efetivo, precisa gerar uma ação efetiva.

Você já passou por uma situação em que estava tudo muito óbvio e claro na sua cabeça, mas na cabeça da pessoa que você deu uma informação não fez sentido nenhum? 

Acompanhe as 6 dicas abaixo e saiba o que fazer para melhorar a comunicação com sua equipe externa. Vamos lá?

Dica 1: Conheça sua equipe 

Quanto mais o time se conhece, entendendo quais são as capacidades e limitações de cada membro, mais fácil se torna a comunicação. 

Cada pessoa tem uma visão particular do mundo. De acordo com nossas experiências, desenvolvemos nossa capacidade de assimilar informações. Você deve gerenciar essas capacidades individuais e entender em que contexto está cada peça do seu time. Um funcionário mais engajado, com mais comprometimento, tem grandes chances de estar em situação de alinhamento melhor com a gestão. 

Entender em que momento do dia, por exemplo, seu encarregado está mais atento e receptivo é um ponto favorável para acordar novas tarefas e programar desafios mais importantes.

Outro ponto importante sobre conhecer a equipe, é observar que a comunicação não se trata apenas da forma verbal ou escrita da linguagem. Também nos comunicamos por gestos, expressões faciais e entonação de voz. Perceba características secundárias da expressão das pessoas do seu time. Com esse tipo de observação você pode compreender aspectos mais subjetivos e profundos sobre quem está a seu lado.

Dica 2: Elabore a mensagem antes de transmiti-la

Uma mensagem mal redigida e uma fala impensada podem trazer muitos desdobramentos, podendo atrasar o trabalho de um departamento inteiro ou até mesmo causar atritos na convivência das pessoas.

É muito importante elaborar a mensagem antes de transmiti-la. Por isso, prepare sempre suas mensagens com antecedência, mesmo que seja mentalmente, considerando com quem você vai falar e qual o tom dessa mensagem.

Quando você fala com uma pessoa novata na equipe, por exemplo, você precisa apresentar várias informações para contextualizar a situação para que ela compreenda de forma clara o que você quer dizer. A informação que faz sentido para uma pessoa que está há meses envolvida em um projeto com você, pode ser desconexa para uma pessoa que não tem experiência nesta mesma rotina.

Você precisa que algo seja feito com urgência ou é algo que pode esperar? Deixe clara sua intenção. Assim, ao enviar uma mensagem para alguém, certifique-se que você foi específico sobre a importância daquela mensagem. Utilizar termos como “isso é urgente”, “temos um prazo para entregar” ou “outras pessoas dependem dessa informação” ajudam as pessoas a entenderem como precisam proceder para gerar a ação esperada no envio da mensagem.

Ao comunicar mensagens de agradecimento ou repreensão, que são importantes para o alinhamento de um bom time, procure também deixar claro qual a sua intenção.

Melhorar a comunicação inclui ainda dominar as nuances da língua portuguesa. Ter um vocabulário condizente com sua função de gestor ou líder é importante, e mais ainda: ter um bom domínio da língua evita muitos mal-entendidos no ambiente do trabalho.

Dica 3: Repasse informações 

Informações devem ser na medida. Informação de menos é prejudicial e informação demais também. É importante que o time perceba a importância de contribuir entre si, se ajudando e compartilhando conhecimento. Não fornecer informações importantes e omitir dados que comprometam a tarefa de um colega são atitudes que dificultam o trabalho da equipe toda.

Procure pensar a quantidade de informação que é suficiente para que a comunicação seja assertiva. Se tratando de uma tarefa importante, esclareça sempre “o quê, por que, onde, quando, quem, quanto e como”, utilizando a ferramenta administrativa 5W2H..

Com os colaboradores de posse de informações pertinentes, entendendo o contexto da tarefa e com clareza sobre o que fazer é muito mais fácil atingir objetivos e metas em equipe.

Talvez você tenha um time diversificado, com pessoas com personalidades, histórias e cultura muito diferentes entre si. Para formar uma equipe de alto desempenho, você, enquanto líder, deve estimular a objetividade e clareza na comunicação dos seus liderados. Busque uma forma de sempre incentivar sua equipe a se comunicar priorizando informações precisas e completas.

Dica 4: Procure ter clareza na comunicação

Você costuma checar se foi compreendido? Algumas palavras e expressões podem te ajudar a fazer essa checagem. Acrescentar habitualmente um “entendido?”, “tudo ok sobre o que eu disse?” ou “em caso de dúvidas, estou aqui” no final de suas falas, sejam verbais, escritas ou em uma apresentação, te ajudam a entender se o assunto abordado foi bem compreendido pelo receptor.

Também compete a um bom líder saber receber informações de forma eficiente. Assim como você deseja ser compreendido quando emite uma mensagem, seu time também deseja ser compreendido por você quando o processo é inverso. Dê atenção aos seus colaboradores quando eles estiverem falando com você, busque entender as informações passadas.

Dica 5: Faça da comunicação uma via de mão dupla

Ouvir a opinião dos seus colaboradores é uma parte importante de uma boa comunicação. Em relacionamento nenhum só uma parte envolvida tem voz. É preciso dar espaço para que as pessoas se expressem e dividam suas opiniões e conhecimento. Um gestor que dá abertura para ideias faz com os colaboradores se sintam mais confiantes e proativos.

A abertura de diálogo é muito importante para o desenvolvimento da empresa e para melhorar a comunicação entre a equipe e entre os diferentes setores que integram a organização. Afinal, um ambiente profissional saudável é um local de crescimento pessoal, melhorias e compartilhamento de problemas e soluções.

Dica 6: Identifique os canais de comunicação que funcionam para sua equipe

Com as tecnologias que temos a nossa disposição é muito mais fácil fazer com que a comunicação de uma empresa funcione. Por isso, existem diversas possibilidades de organizar e controlar de forma ágil as demandas dos setores.

São várias opções de canais de comunicação: e-mail, memorandos, mural de notícias, site corporativo ou blog e também aplicativos de mensagens instantâneas, como o WhatsApp. É preciso apostar no que funciona melhor dentro do contexto do seu negócio.

Se você precisa de respostas rápidas ou feedbacks em tempo real, sua comunicação não pode ser baseada em papéis ou formulários. Facilite sua comunicação utilizando um canal eficiente, que gere o resultado adequado para o trabalho desenvolvido.

Colocando em prática todas as dicas desse conteúdo, você com certeza conseguirá melhorar a comunicação com sua equipe. Desse modo, você poderá colocar a comunicação na lista de pontos fortes da sua empresa.

Outro ponto forte que você pode ter na sua lista é um sistema completo de soluções em gerenciamento de equipe externa. Dessa forma, você torna a sua empresa mais produtiva, eficiente e estratégica com o Auvo. Solicite uma demonstração gratuita!

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