Como fazer um relatório de visita técnica simples

relatório de visita técnica
Você precisa de um relatório técnico simples e rápido? A gente te ajuda!

Nesse post falaremos sobre relatório de visita técnica ao cliente, esclarecendo o que seria esse relatório, para que ele serve, motivo de ser tão importante para o andamento e crescimento da sua empresa, além disso, vamos mostrar também como fazer o seu, de maneira fácil e simples.

Diferença entre relatório de visita técnica e ordem de serviço

Um relatório técnico é um documento interno que é feito para avaliar as atividades em execução ou executadas, por isso eles não precisam necessariamente de uma formalização e de envio para o cliente, já a ordem de serviço é o comprovante do atendimento executado.

Caso você ainda não saiba o que é esse relatório, assim como definir uma estrutura de dados, quais informações não podem faltar nele e como você transforma essas informações em KPI’s, leia nosso artigo onde explicamos o que é e para que serve um relatório de visita a clientes.

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Qual a importância do relatório de visita técnica?

Primordialmente, a comprovação da qualidade do atendimento é medido pelo relatório de visita técnica. 

Portanto, ao criar esse documento você adquire benefícios como:

  • Histórico dos atendimentos;
  • Base de dados com informações importantes;
  • Aumento da produtividade da equipe;
  • Economia de custos em atividades;
  • Mais eficiência nas visitas;
  • Aumento da qualidade no atendimento;
  • Decisões estratégicas mais assertivas;
  • Clientes mais satisfeitos.

Além disso, você consegue prevenir problemas como:

  • Perda de informações importantes;
  • Agenda desorganizada;
  • Perda de clientes;
  • Clientes inadimplentes;
  • Falta de comprovação de serviços prestados;

Agora que você já sabe a importância do relatório de visita técnica, está na hora de elaborar o seu.

Vamos lá?

Como fazer o relatório de visita técnica?

1º Escolha o formato

Antes de mais nada, você deve escolher o formato que melhor se adapta às suas necessidades. 

Relatórios em papel

Os relatórios em papel são os mais utilizados há bastante tempo. Afinal, são a opção mais viável para empresas com baixo fluxo de trabalho. 

No entanto, à medida que as demandas aumentam, os relatórios impressos passam a exigir mais organização. Além disso, esse formato é o menos seguro, pois pode rasgar, sujar e sumir entre um atendimento e outro.

Relatórios digitais

O setor de serviços tem se atualizado a cada dia. Sendo assim, com a ajuda da tecnologia já é possível usar relatórios de visita técnica digital.

Portanto, com a opção digital você consegue:

  • Acompanhar a realização das atividades em tempo real;
  • Acessar o histórico das visitas realizadas rapidamente;
  • Fazer controle de ativos;
  • Histórico e informações de clientes;
  • Enviar o relatório de visita técnica ao cliente em segundos ;
  • Enriquecer o histórico com fotos, questionário, pesquisa de satisfação e assinaturas digitais;
  • Sincronizar todas as informações coletadas na nuvem.

2º Informações indispensáveis no relatório de visita técnica

A organização do seu relatório é fundamental para que o técnico realize um trabalho mais ágil, completo, de qualidade e padronizado.

Afinal, nada atrapalha mais o processo do que a falta de informações importantes. 

Leia também  Roteirização: por que você precisa roteirizar as atividades da sua equipe de campo

Portanto, as informações servem, em sua maioria, para organizar os relatórios a partir dos parâmetros:

Cabeçalho

As informações que não podem faltar nessa primeira parte da estrutura são:

  • Nome completo (pessoa física ou jurídica);
  • CPF ou CNPJ;
  • Endereço completo;
  • Contatos (telefone ou e-mail).

O cabeçalho deve conter informações básicas e suficientes, sobretudo para que você entenda quem é o cliente.

Desenvolvimento do serviço

Em seguida, a parte do desenvolvimento do serviço é mais voltado à execução do serviço. E também, às informações preenchidas pelo técnico. São elas:

  • Quem foi o responsável pelo serviço?;
  • Qual é o endereço do atendimento;
  • Data;
  • Qual tarefa foi executada?;
  • Tempo de duração da visita (Check-in e Check-out);
  • Fotos de antes e depois do atendimento;
  • Observações.

A data e o tempo de duração da visita tem uma relevância a mais, pois mostra quanto tempo o funcionário demora para fazer o serviço de instalação ou manutenção. Ou seja, isso indica a produtividade desse funcionário.

Para medir isso, o mais adequado seria, que o gestor calculasse o tempo médio de atendimento da sua equipe. Por exemplo, se sua empresa tem 5 colaboradores externos, três estão prestando os serviços em 45 minutos, e os outros dois estão fazendo em 1 hora e 20 minutos.

Portanto, isso diz muita coisa ao gestor, mas de maneira geral, quer dizer que dois colaboradores externos estão com a produtividade baixa e não estão entregando resultados como deveriam.

Outra dica importante, é que a parte de fotografia do serviço, quando é gerada em um aplicativo de gestão, fica melhor ainda.

Por exemplo, em um cliente que possui contrato de manutenção preventiva para vários equipamentos, fica mais fácil identificar qual foi recebeu os reparos.

Além disso, um aplicativo de gestão agiliza a parte de preencher o nome do equipamento. Basta que seja feita a leitura de um QR code. Assim, as questões de conformidade e não-conformidade podem ser respondidas em poucos minutos, com simples toques no celular. 

Por fim, ao final de cada atendimento o relatório é emitido automaticamente e padronizado. Tudo dentro do que o cliente exigiu em contrato.

Histórico do Cliente

Posteriormente, ter um histórico de cada cliente se faz muito importante quando você pensa na fidelização.

Afinal, o sonho de toda empresa é que o cliente fique tão feliz com o seu serviço que nas próximas vezes que ocorrerem problemas como o que ocasionou o atendimento, ele pense primeiro em ligar para quem o socorreu.

Então, para que esse segundo atendimento ocorra de maneira satisfatória o técnico deve saber o que foi solucionado na última vez que aquele consumidor precisou de ajuda. Sendo assim, o primeiro lugar onde ele deve buscar essas informações de histórico deve ser nos últimos relatórios de visita técnica àquele cliente.

Logo, se torna crucial para uma equipe de prestação de serviços saber o histórico do cliente, quais foram os serviços prestados, peças trocadas, quantas vezes o colaborador fez visitas àquele cliente e o motivo disso ter acontecido. Através dessas informações o funcionário consegue resolver tudo de maneira rápida e fácil.

Leia também  Gestão da manutenção: O que é?

Além de tudo, para um plano de manutenção preventiva de sucesso esse histórico do que e como foi realizado o serviço no cliente se faz ainda mais fundamental.

Isso também ajuda otimizar a agenda, pois dessa maneira o colaborador sabe quem e quando ele vai fazer a visita, deixando o trabalho muito mais simples, poupando seu tempo.

Resultado das visitas

Neste momento, você precisa preencher:

  • O problema foi resolvido?
  • O grupo conseguiu realizar todas as tarefas satisfatoriamente?

Realizar as atividades corretamente e de maneira adequada é de suma importância, para que o cliente tenha uma boa experiência com a empresa.

Outro ponto que é importante é ressaltar se o colaborador conseguiu resolver o problema onde ele foi solicitado, e se foi satisfatório ao cliente.

Você notou que eu falei muito de satisfação do cliente? Pois bem, esse fator é o mais importante dentro de qualquer empresa, com colaboradores externos ou internos.

Pesquisa de satisfação do cliente

nps auvo

Chegou o tão esperado momento em que você saberá se tudo está indo realmente como o planejado, portanto, essa é a parte mais importante. Afinal, o cliente satisfeito é o sinal mais forte que sua empresa caminha para o sucesso.

Mas afinal, quais informações devem existir nessa parte?

  • Nome do cliente;
  • Cliente satisfeito com o serviço?;
  • O funcionário chegou no horário certo?;
  • O atendimento e o sistema foram satisfatórios?;
  • Observações;
  • A avaliação do cliente de 0 a 5 estrelas.

Deve-se sempre ter o conhecimento de como esse atendimento está acontecendo, o que o cliente tem a reclamar, elogiar, ou mesmo uma pequena observação.

Nada melhor que um feedback do consumidor para ter o conhecimento se as coisas estão saindo como planejado. O mais adequado para a verificação de desempenho do colaborador externo seria a realização de questionário de pesquisa de satisfação simples ao final do serviço fazendo parte do relatório, (como o exemplo lá em cima) para ter uma concepção geral do rendimento dos seus colaboradores em campo.

As críticas negativas devem ser levadas muito sério, principalmente quando são profissionais que tratam diretamente com os clientes. Serão a partir delas que a empresa vai buscar mudança para melhorar e crescer.

Modelo de relatório de visita técnica

Aqui vai um exemplo simples e eficiente que preparamos para você começar a utilizar o relatório de visita técnica agora mesmo:

ordem de serviço digital Auvo

Ferramenta de relatório de visita técnica digital

O Auvo é uma ferramenta voltada para solucionar problemas de prestadores de serviços. Portanto, uma de suas vantagens é o relatório técnico digital.

Dentro do sistema, você pode personalizar o seu relatório com as informações mais relevantes para  seu processo. 

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