Agenda de visitas técnicas: use a sua para lucrar mais!

É, você deve estar se perguntando “como uma agenda de visitas técnicas vai me fazer ter mais lucro?”. Realmente parece algo um pouco inusitado de se pensar, porém é necessário expandir a sua percepção para poder compreender esta afirmação.

A agenda de visitas técnicas é um instrumento largamente utilizado dentro do processo de gestão de equipes de prestação de serviço (seja de manutenção ou instalação), mas ainda assim é um recurso que tem seu potencial lucrativo subestimado.

Vamos desmistificar o entendimento geral de que a agenda de visitas técnicas é só uma planilha que contém as atividades da sua equipe e, te mostrar como ela pode ser uma ferramenta para trazer mais lucro ao seu negócio. 

Então, está pronto para potencializar seu negócio com a agenda de visitas técnicas?

Para iniciarmos a nossa jornada vamos entender melhor o que realmente é essa ferramenta de gestão.

O que é uma Agenda de Visitas Técnicas?

A Função do agendamento de visitas técnicas é, primeiramente, organizar a demanda de trabalho e estabelecer a distribuição de responsabilidade entre os técnicos, além de ser uma forma de complementar o controle sobre as atividades realizadas. 

É comum termos em mente um caderno cheio de anotações, destaques e rasuras, quando pensamos em uma agenda. Contudo, atualmente existem formas mais organizadas de se estabelecer esse processo.

Com o desenvolvimento de novas tecnologias, tornou-se possível ter formatos de agendamento mais práticos, que incorporem outros recursos que facilitam o dia a dia tanto do colaborador, quanto do gestor.

Hoje uma agenda de visita técnica pode ser feita em planilhas de Excel, plataformas online, softwares e aplicativos. Cabe ao gestor identificar qual é o recurso mais adequado para a realidade da empresa.

Organização = Lucro

As empresas bem sucedidas no mercado não investem em melhores ferramentas de informação e organização sem um motivo.

Quanto mais automatizados forem os processos, maior a agilidade em suas execuções, consequente economiza-se tempo hábil de trabalho, que pode ser convertido em mais produtividade.

Neste mesmo raciocínio, quanto mais preciso for o acompanhamento das atividades, maior o controle sobre o serviço.

Tudo isso garante a qualidade de entrega ao consumidor e resulta em clientes satisfeitos, os quais se tornam mais propícios a fidelização e, até mesmo, os transforma em possíveis  promotores da marca.  

O que uma agenda de visitas técnicas deve ter

Existem informações básicas que uma agenda de visita técnica precisa possuir para ser minimamente eficiente e funcional.

Embora a agenda de visita técnica possa cumprir outras funções, ela tem como função primária apresentar informações organizadas de forma pertinente, tanto para o gestor que a controla, quanto para o técnico que executa as tarefas. Por isso ela deve conter:

  • Tipo da atividade técnica a ser realizada;
  • Local onde o serviço deve ser prestado;
  • Horário em que o técnico deve estar no local;
  • Discriminar o responsável de cada atividade.

Confira o exemplo desse esquema na figura abaixo:

Essa é a forma mais simplificada de uma agenda de visitas técnicas, porém ela pode apresentar mais informações como:

  • Nome do Cliente;
  • Ferramentas que serão utilizadas na atividade;
  • Relatórios que devem ser feitos.

Desse modo a agenda de visitas deve ser personalizada de acordo com as necessidades do seu negócio. Nela devem estar contidas informações que tornem a atividade mais eficiente.

Como a demanda influencia na Agenda de Visitas técnicas

É importante levar em consideração a dinâmica das demandas na hora de escolher o formato da agenda de atividades técnicas.

Como vimos antes, para aumentar a  lucratividade através da agenda de atividades técnicas, é preciso que ela  garanta agilidade e controle sobre os processos. 

Se o seu negócio tem muitas demandas e você possui pouco tempo hábil para poder organizar e distribuir funções, ou mesmo se as demandas surgem de forma imediata, uma planilha de excel provavelmente não vai ser adequada a rotina de tarefas da sua equipe.

Por outro lado, aumentar a produtividade da equipe não depende apenas de atividades bem organizadas. Você também pode estar a procurando melhorar seus relatórios, emitir ordens de serviço de forma mais rápida, ou mesmo acompanhar o desenvolvimento do seus técnicos.

Sendo assim, a agenda de serviços que você procura deve incorporar outras funcionalidades que facilitem todo o seu processo de gestão. 

Por isso que trazer sua atuação junto a tecnologia se mostra uma tendência muito lucrativa, afinal existem hoje inúmeras ferramentas que convergem e automatizam  vários processos, basta você escolher a mais adequada às necessidades da sua empresa.

Como a tecnologia pode otimizar a agenda de atividades técnicas

 O uso da tecnologia no mundo dos negócios é uma realidade, e se sua empresa não vê dessa forma, temos fortes provas que o farão mudar de idéia.

Assim como no dia a dia, em que você usa o celular como fonte de entretenimento, informação e comunicação, convergindo vários aparelhos (TV, computador, telefone) em um só, você também pode fazer isso no âmbito corporativo.

Em vez de usar uma planilha para fazer a agenda de atividades técnicas, um papel para emitir as OS, um bloco de fichas para fazer o relatório, você pode apenas utilizar o celular.

O software Auvo, por exemplo, possibilita que o gestor da equipe de campo faça uma gestão completa  utilizando tanto do computador, quanto o celular.

Através dessa ferramenta de gestão é possível potencializar o agendamento de atividades técnicas, extrapolando o âmbito da organização e alcançando outras funcionalidades como:  

  • Relatórios digitais personalizados, para cada tipo atividade agendada;
  • Status de realização das tarefas dos técnicos;
  • Acompanhamento das atividades por geolocalização;
  • Índices de desempenho dos colaboradores;
  • Criação de OS de forma remota (a ordem de serviço vai direto para a agenda do funcionário, a qual ele pode conferir pelo celular através do nosso aplicativo).

Para saber tudo sobre a nossa ferramenta é só clicar aqui. Mas caso queira, você também pode fazer um teste gratuito, agora!

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