Agenda de visitas técnicas: use a sua para lucrar mais!

Provavelmente, você deve estar se perguntando “como uma agenda de visitas técnicas vai me fazer ter mais lucro?”. Realmente parece algo um pouco inusitado de se pensar, porém é necessário expandir a sua percepção para poder compreender esta afirmação.

A agenda de visitas técnicas é um instrumento largamente utilizado dentro do processo de gestão de equipes de prestação de serviço (seja de manutenção ou instalação), mas ainda assim é um recurso que tem seu potencial lucrativo subestimado.

Por isso, vamos desmistificar o entendimento geral de que a agenda de visitas técnicas é só uma planilha que contém as atividades da sua equipe. Além disso, vamos te mostrar como ela pode ser uma ferramenta para trazer mais lucro ao seu negócio. 

Então, está pronto para potencializar seu negócio com a agenda de visitas técnicas?

Para iniciarmos a nossa jornada vamos entender melhor o que realmente é essa ferramenta de gestão.

O que é uma Agenda de Visitas Técnicas?

A Função do agendamento de visitas técnicas é, primeiramente, organizar a demanda de trabalho e estabelecer a distribuição de responsabilidade entre os técnicos. Além disso, é uma forma de complementar o controle sobre as atividades realizadas. 

É comum termos em mente um caderno cheio de anotações, destaques e rasuras, quando pensamos em uma agenda. Contudo, atualmente existem formas mais organizadas de se estabelecer esse processo.

Por exemplo, com o desenvolvimento de novas tecnologias, tornou-se possível ter formatos de agendamento mais práticos, que incorporem outros recursos que facilitam o dia a dia tanto do colaborador, quanto do gestor.

Hoje uma agenda de visita técnica pode ser feita em planilhas de Excel, plataformas online, softwares e aplicativos. Mas, cabe ao gestor identificar qual é o recurso mais adequado para a realidade da empresa.

Organização = Lucro

Certamente, as empresas bem sucedidas no mercado não investem em melhores ferramentas de informação e organização sem um motivo.

Quanto mais automatizados forem os processos, maior a agilidade em suas execuções, consequente economiza-se tempo hábil de trabalho, que pode ser convertido em mais produtividade.

Neste mesmo raciocínio, quanto mais preciso for o acompanhamento das atividades, maior o controle sobre o serviço.

Tudo isso garante a qualidade de entrega ao consumidor e resulta em clientes satisfeitos, os quais se tornam mais propícios a fidelização e, até mesmo, os transforma em possíveis  promotores da marca.  

O que uma agenda de visitas técnicas deve ter

Existem informações básicas que uma agenda de visita técnica precisa possuir para ser minimamente eficiente e funcional.

Embora a agenda de visita técnica possa cumprir outras funções, ela tem como função primária apresentar informações organizadas de forma pertinente, tanto para o gestor que a controla, quanto para o técnico que executa as tarefas. Por isso ela deve conter:

  • Tipo da atividade técnica a ser realizada;
  • Local onde o serviço deve ser prestado;
  • Horário em que o técnico deve estar no local;
  • Discriminar o responsável de cada atividade.

Confira o exemplo desse esquema na figura abaixo:

A princípio, essa é a forma mais simplificada de uma agenda de visitas técnicas, porém ela pode apresentar mais informações como:

  • Nome do Cliente;
  • Ferramentas que serão utilizadas na atividade;
  • Relatórios que devem ser feitos.

Desse modo a agenda de visitas deve ser personalizada de acordo com as necessidades do seu negócio. Sendo assim, nela devem estar contidas informações que tornem a atividade mais eficiente.

10 passos para criar uma agenda de visita técnica que lucra

1º Conheça o seu possível cliente

Desde já, antes de ligar para um cliente, tenha conhecimento dele. Portanto, informe-se sobre a empresa e confira as notícias que se relacionam com o negócio.

Assim, ao ligar para o cliente demonstrando conhecer a empresa, torna-se mais provável o agendamento de uma visita comercial.

Afinal, o consumidor dos dias atuais está cada vez mais exigente, portanto, demonstrar conhecimento será um diferencial para o seu vendedor.

2º Dê prioridade a venda presencial

Muitos vendedores cometem o erro de tentar vender o produto ou serviço por telefone. Dando os detalhes do mesmo e chegando até a passar as formas de pagamento.

Mas na verdade, essa não é a forma mais adequada, já que o objetivo é acrescentá-lo na sua agenda de visitas, como um potencial comprador do seu produto/serviço.

O sucesso do agendamento baseia-se em passar os detalhes do agendamento pessoalmente, olho no olho.

Portanto, por telefone, é importante vender a entrevista, ou seja, a necessidade do cliente atender você.

Por isso, não passe valores do seu produto ou qualquer característica que atrapalhe o objetivo da ligação: o agendamento de visitas.

3º Incentive que a equipe seja flexível com horário

A agenda de visitas da sua equipe pode estar lotada de compromissos. Mas se você der duas ou mais opções para o possível cliente, as chances de conseguir o agendamento aumentarão muito.

Por exemplo: “O Sr. prefere marcar nossa reunião rápida às 10h45 ou às 14h40?”

Dessa forma, o cliente tem direito de escolha e consegue organizar a sua agenda de trabalho também.

Portanto, fazer ligações antes, para marcar as visitas, pode ser uma ótima opção.

Assim, demonstrará interesse e flexibilidade no horário que a sua equipe dedicará ao cliente.

4º Determine períodos

Quando se fala em agenda de visitas, é importante determinar um período para as visitas do time de vendas, escolhendo um horário em que demonstram estar mais produtivos.

Portanto, perceba os horários em que sua equipe aparenta ser mais produtiva e marque mais visitas para o período específico.

Uma sugestão seria o primeiro horário da manhã. Isso é importante para que as visitas sejam mais animadas e produtivas.

Além disso, aproveite esse período para marcar visitas também em locais mais próximos um dos outros, o que faz com que o tempo seja ainda mais bem aproveitado.

Inclusive, existem sistemas de gestão de equipes que roteirizam as visitas dos vendedores, facilitando de forma significativa o trabalho do gestor.

5º Contato com a pessoa certa

Em alguns casos, os colaboradores devem conversar com um funcionário da base, que no caso é um formador de opinião.

Porém, o melhor seria sempre procurar falar com o dono, diretor, presidente ou com o gerente responsável pela tomada de decisão.

Afinal, para conseguir falar com o tomador de decisão, é importante descobrir quem são as peças-chave na empresa. Sendo assim, essas informações podem ser obtidas por meio de ligações ou e-mails.

Logo, se algum funcionário da organização informar o nome dessa pessoa, quando entrarem em contato com ela, é interessante mencionar o nome de quem fez a indicação.

Assim, esse passo evita que o colaborador gaste tempo com uma pessoa que não terá a decisão da compra, comprometer sua produtividade e desperdiçar tempo.

6º Tenha feedbacks dos vendedores

Em seguida, para que a agenda de visitas seja otimizada, tenha o cuidado de perguntar aos seus colaboradores o que eles estão achando da agenda determinada a eles.

Afinal, quando o colaborador se sente confortável com sua rotina de trabalho, tudo fica mais fluido e produtivo.

Melhor ainda se esse feedback for de forma presencial, pois isso aproxima gestores e vendedores, criando um vínculo de confiança e parceria.

7º Mostre a importância de organizar a agenda para sua equipe

Muitos colaboradores, por estarem acostumados em organizar sua própria agenda, podem se mostrar resistentes a uma organização mais efetiva.

Portanto, demonstre o quanto essa organização pode ser benéfica, tanto para ele como para empresa. Depois, mostre as ferramentas que você pretende utilizar para organizar melhor essa agenda.

Também vale a pena investir em ferramentas que facilitem não só agendamento, como também o acompanhamento das visitas.

Isso vai deixar sua equipe mais confortável e confiante com o novo tipo de organização do trabalho.

8º Estabeleça metas para a equipe

Metas que envolvam a agenda de visitas da equipe podem ser interessantes para melhorar o desempenho em campo.

Além de colocar as metas da quantidade de vendas, que tal colocar metas como número de clientes visitados?

Ou clientes prospectados em locais próximos das visitas?

Essa é um forma de engajar a equipe em cumprir sua agenda de uma maneira diferente, não só como uma rotina, mas também como um caminho para crescimento profissional.

Portanto, para definir essas metas, utilize os indicadores de performance, pois, se um colaborador já possui grande desempenho no número de visitas pode ser que não se motive com essa meta.

9º Atenção a produtividade

Um dos grandes vilões da produtividade está do nosso lado (ou no bolso) o tempo todo: o celular.

Claramente é impossível pedir para o seu colaborador deixar o celular de lado, afinal, ele é um instrumento de trabalho! Mas, é preciso utilizá-lo da maneira correta!

Para isso, existem aplicativos que podem auxiliar o seu colaborador nas visitas, e assim fazer com que esse grande vilão se torne um auxílio para um trabalho bem feito.

10º Sem tecnologia, não dá!

Pensar em uma agenda de visitas otimizada sem o auxílio da tecnologia é impossível.

Assim, um software de gerenciamento de que tenha agenda de visitas, permite que todos na empresa vejam o que está acontecendo em cada tarefa, cada cliente e cada membro da equipe em tempo real.

Como a demanda influencia na Agenda de Visitas técnicas

Primeiro, é importante levar em consideração a dinâmica das demandas na hora de escolher o formato da agenda de atividades técnicas.

Como vimos antes, para aumentar a  lucratividade através da agenda de atividades técnicas, é preciso que ela  garanta agilidade e controle sobre os processos. 

Portanto, se o seu negócio tem muitas demandas e você possui pouco tempo hábil para poder organizar e distribuir funções, ou mesmo se as demandas surgem de forma imediata, uma planilha de excel provavelmente não vai ser adequada a rotina de tarefas da sua equipe.

Por outro lado, aumentar a produtividade da equipe não depende apenas de atividades bem organizadas. Você também pode estar procurando melhorar seus relatórios, emitir ordens de serviço de forma mais rápida, ou mesmo acompanhar o desenvolvimento do seus técnicos.

Sendo assim, a agenda de serviços que você procura deve incorporar outras funcionalidades que facilitem todo o seu processo de gestão. 

Por isso que trazer sua atuação junto a tecnologia se mostra uma tendência muito lucrativa, afinal existem hoje inúmeras ferramentas que convergem e automatizam  vários processos, basta você escolher a mais adequada às necessidades da sua empresa.

Como a tecnologia pode otimizar a agenda de atividades técnicas?

 O uso da tecnologia no mundo dos negócios é uma realidade, e se sua empresa não vê dessa forma, temos fortes provas que o farão mudar de idéia.

Assim como no dia a dia, em que você usa o celular como fonte de entretenimento, informação e comunicação, convergindo vários aparelhos (TV, computador, telefone) em um só, você também pode fazer isso no âmbito corporativo.

Portanto, em vez de usar uma planilha para fazer a agenda de atividades técnicas, um papel para emitir as OS, um bloco de fichas para fazer o relatório, você pode apenas utilizar o celular.

O software Auvo, por exemplo, possibilita que o gestor da equipe de campo faça uma gestão completa  utilizando tanto do computador, quanto o celular.

Através dessa ferramenta de gestão é possível potencializar o agendamento de atividades técnicas, extrapolando o âmbito da organização e alcançando outras funcionalidades como:  

  • Relatórios digitais personalizados, para cada tipo atividade agendada;
  • Status de realização das tarefas dos técnicos;
  • Acompanhamento das atividades por geolocalização;
  • Índices de desempenho dos colaboradores;
  • Criação de OS de forma remota (a ordem de serviço vai direto para a agenda do funcionário, a qual ele pode conferir pelo celular através do nosso aplicativo).

Para saber tudo sobre a nossa ferramenta é só clicar aqui. Mas caso queira, você também pode fazer um teste gratuito, agora!

0 Shares:

Deixe uma resposta

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.