Agenda de visitas técnicas: monte a sua no Auvo

Ter uma agenda de visitas técnicas organizada e  prática pode ser muito simples!

Para você, gestor de equipe, é fundamental otimizar o tempo de seus colaboradores e o seu. Mas isso não precisa ser algo difícil, a solução está na sua forma de agendamento de atividades. 

Conseguir tornar  o agendamento de visitas técnicas algo mais dinâmico, que continue dentro do seu controle, pode ser sim uma realidade. Contudo, isso irá depender do uso correto de ferramentas adequadas ao seu negócio.

O software de gestão Auvo é pensada para atender as necessidades das equipes externas. Ou seja, ele torna o trabalho mais ágil, através da tecnologia, automação e conectividade em tempo real. 

Veja a seguir o passo a passo de como utilizar a nossa ferramenta no dia a dia de sua empresa.

Como funciona o agendamento de atividades no Auvo

Já a partir do painel de controle do Auvo, o gestor consegue ter uma visão geral da agenda de atividades dos seus técnicos: informações básicas de cada ordem  de serviço e seus respectivos status de realização.

As bolas coloridas que antecipam as atividades na agenda, indicam como aquela tarefa está. Isso facilita a análise prévia do gestor, pois mostra de forma abrangente o andamento das atividades.

As cores nos status significam:

  • Vermelho = atividade aberta
  • Verde = Iiniciou a execução
  • Cinza = finalizada sem pendência de preenchimento
  • Amarelo = finalizada com pendência de preenchimento 
  • Rosa = tarefa pausada
  • Azul = colaborador em deslocamento

Apenas arrastando o mouse sobre as atividades já criadas, é possível verificar informações mais específicas como:

  • Status
  • Tipo de Tarefa
  • Cliente
  • Endereço
  • Colaborador
  • Duração Estimada

Como ainda pode ser visto na imagem, existe a possibilidade de visualizar a agenda em outro formatos que melhor se adequam ao seu seu formato de gestão.

Em vez de utilizar o formato em calendário, você pode optar por linha do tempo e, ainda é possível escolher o período de tempo que você deseja visualizar.

Agora que você já entendeu como  funciona a visualização do painel de controle de tarefas, vamos mostrar agora como adicionar tarefas a sua agenda de atividades técnicas.

Como Criar uma atividade para seu técnico na agenda do Auvo

Para incluir uma atividade na agenda de tarefas (como por exemplo visitas técnicas) basta  clicar no botão Adicionar tarefa, localizado no canto superior direito.

Clicando no botão você irá visualizar uma aba de cadastro, a qual você irá preencher com as informações do serviço que deverá ser realizado.

Após preencher o cadastro com todas as informações pertinentes, como descrição da tarefa, tipo da tarefa, data, localização e, selecionar o colaborador ou equipe responsável (isso irá depender de como você deseja que essa atividade seja executada), é só você clicar no botão salvar, destacado no canto inferior direito. Vale ressaltar que para que tudo isso aconteça, você precisa selecionar um respectivo cliente.

O Auvo possibilita que o gestor explore ao máximo o potencial do agendamento. Por isso ele apresenta tantas funcionalidades dentro da agenda.

No entanto, isso não significa que você necessita preencher todas as abas de informação sempre que for criar uma atividade. Você também pode criar tarefas em massa.

Aprenda a utilizar ferramentas no Agendamento

No tópico anterior vimos como fazer o agendamento de atividades técnicas de maneira individual. Mas o Auvo também possibilita que o gestor de equipe cadastre vários agendamento de uma só vez.

Para fazer isso, retornamos ao painel de agendamentos clicamos no botão mais opções, fixado no canto superior da tela, e vamos em importar.

Ao clicar em importar, você visualiza-rá duas opções, sendo uma a Planilha modelo e outra Importação de tarefas.

Através do uso da planilha, você organiza previamente todas as demandas de atividades técnicas,  e pode importá-los todos de uma vez na agenda, em formato de planilha.

Assim, em vez de anotar as informações de várias atividades em algum lugar, e em seguida ir colocando uma a uma no aplicativo, o gestor pode apenas utilizar a planilha modelo como agenda prévia. Depois é só ir em Importar tarefas, que o software faz distribuição automática de várias demandas.

Para que você possa visualizar como tudo isso é feito na prática e aprofundar seu conhecimento no nosso Software , vamos deixar disponível esse vídeo do nosso curso de gestores que ensina cada etapa do agendamento, de forma rápida e didática. 

Organizando a agenda do colaborador no Auvo

Como pudemos conferir no texto, a situação ideal para a organização da agenda de nossos colaboradores é fazer isso com antecedência, entretanto nem sempre isso é possível.

Há vezes em que surgem demandas que precisam ser realizadas naquele mesmo dia de trabalho. Visitas técnicas  que vão aparecendo de acordo com a demanda do dia ou da semana, ou tarefas que precisam ser modificadas.

Por isso o Auvo dispõe de uma agenda flexível,  que possibilita incluir ou excluir atividades, como também deixa as atividades, já agendadas, passíveis de edição. Desse modo, é possível acrescentar processos um formulários, questionários, ou modificar outras informações.

Basta clicar sobre a atividade e fazer as alterações que você deseja.

Para uma melhor organização das atividades de sua equipe externa, explore os recursos que a agenda de visitas técnicas que o Auvo possui.

Confira  algumas dicas de como organizar a agenda do seu colaborador com um de nossos especialistas.

Agora que você compreende mais sobre o nosso produto, não esqueça de comprovar você mesmo a qualidade do Auvo.

Faça agora o teste gratuito da nossa ferramenta!

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