Agenda de visita técnica no aumento da produtividade!

agenda de visita técnica

Que a agenda de visita técnica é um recurso bastante utilizado para organizar as demandas de uma equipe de campo, você já sabe. 

Mas, o que talvez você não saiba, é que essa mesma agenda de visita técnica também pode ser utilizada como um indicador de desempenho muito eficiente, sobretudo para avaliação de seus colaboradores.

Para te ajudar a entender melhor como isso é possível, preparamos este texto com algumas dicas. Confira nos tópicos a seguir:

  • Porque ter métricas de Produtividade?;
  • Agenda de visita técnica como métrica;
  • Como otimizar a agenda de visita técnica;
  • Passo a passo para transformar sua agenda em uma métrica;
  • Como avaliar a produtividade com a agenda de visita técnica;
  • Use a tecnologia a seu favor.

Porque ter métricas de produtividade?

Antes de tudo, podemos considerar que avaliar o serviço prestado pelos técnicos da sua equipe é o objetivo de qualquer gestor. 

Porém, acompanhar as atividades de um colaborador que trabalha em campo, não é uma tarefa simples. Avaliá-lo é um desafio, afinal, sem um método que mensure a qualidade do serviço, é fácil cair em “achismos” e cometer decisões pouco assertivas. 

Por isso, é necessário levantar métricas de produtividade, que tragam dados concretos sob os quais seja possível avaliar a qualidade do trabalho prestado, para assim, identificar pontos para melhoria de seu negócio e, consequentemente, torná-lo mais lucrativo.

Agenda de visita técnica como métrica

De fato, existem vários métodos que podem ser utilizados para medir a produtividade de uma equipe, e é bom fazer uso dessa diversidade a seu favor. Afinal, combinar várias métricas permite ao gestor visualizar de forma ampla os aspectos que envolvem a realização do serviço.

Entretanto, a agenda de visita técnica é um ponto crucial para todos os demais processos e deve ter uma atenção especial.

Muitos gestores não percebem, mas a própria agenda de visita técnica pode indicar a produtividade de um funcionário. Afinal, ela já traz informações sobre a capacidade de desempenho do mesmo. Isso é, se agenda estiver devidamente organizada.

Simultaneamente, com os relatórios de atividade, o controle sobre a visita técnica contém informações complementares como a taxa e o tempo de execução.

Como otimizar a agenda de visita técnica

A princípio, as visitas técnicas devem ser organizadas como uma “agenda” que apresenta informações como:

  • Atividade que cada técnico deve desempenhar, ou criar uma agenda individual;
  • Apresentar o período destinado para realização das atividades (atividades que devem ser realizadas durante o dia de trabalho, ou durante a semana, o mês, etc);
  •  Mostrar o status das tarefas (realizada, em andamento, pendentes, etc).

Estabelecendo esses parâmetros você consegue, não somente uma maior organização das tarefas, como também adquire um maior controle administrativo, além de captar dados que que farão parte das suas métricas de produtividade.

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É recomendável que esse procedimento de agendamento das visitas técnicas seja realizado com o suporte de um software, aplicativo, ou outra forma de tecnologia que ajude na automação da atividade. Pois organizar uma agenda nesse formato, sem o auxílio de ferramentas, acaba tornando este recurso algo desgastante e vagaroso.

Hoje existem muitas possibilidades que facilitam a organização da agenda e que são capazes de trazer informações mais precisas, como monitoramento em tempo real, horário de realização da atividade e muito mais. Porém, isso é assunto para o último Tópico.

Passo a passo para tornar a agenda de visita técnica em métrica

Agora, vamos te ensinar como tornar a sua agenda de visita técnica uma fonte de informações precisas sobre a produtividade de seu técnico:

Passo 1

Estabeleça quais fatores na visita técnica são importantes para sua avaliação. Como por exemplo, o tempo médio gasto no serviço e/ou é a quantidade de produtos/serviços feitos. Identifique os fatores que influenciam direta, ou indiretamente, na qualidade dos serviços entregues ao seu cliente.

Passo 2

Estabeleça métodos que garantam a geração de informações sobre esses fatores, ou seja, encontre formas de o seu funcionário apresentar as informações que você precisa. Através das otimizações indicadas anteriormente você já consegue ter informações para isso.

A técnica mais explorada é por meio dos relatórios de serviço. No entanto, você também pode optar por ferramentas de gestão que acompanhem o andamento das atividades em tempo real por meio da roteirização.

Passo 3

Atribua valor mensurável as suas informações. Existem várias formas de atribuir valor à uma atividade, e a mais comum é o formato output/ input:

Veja uma forma de calcular uma informação:

Por meio desses passos é possível estabelecer uma métrica às atividades técnicas e assim poder avaliá-las de forma mais precisa, identificando de forma mais clara possíveis pontos de melhora dentro do processo.

Como avaliar a produtividade com a agenda de visita técnica

Todas as dicas dadas até agora têm como objetivo ajudar o gestor a levantar dados e informações que o ajudaram a medir a produtividade do colaborador.

Contudo, essas práticas ainda não consistem em método avaliativo propriamente dito. Para isso é necessário estabelecer parâmetros.

E agora que você já sabe como organizar, bem como dar um valor palpável ao serviço realizado por sua equipe, chegou o momento de você aprender como avaliar a produtividade de seus colaboradores:

Confira as dicas a seguir:

1. Acompanhe os indicadores e estabeleça um padrão a ser garantido

Após analisar a capacidade produtiva da sua equipe como um todo e levar em consideração os fatores que influenciam nos resultados para empresa, estabeleça a base sobre a qual os funcionários serão avaliados.

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Exemplo: os técnicos devem gastar em média X horas para desempenhar determinado serviço.

Esse processo de avaliação não deve considerar apenas a quantidade de execução, mas também necessita prezar pela qualidade do serviço que está sendo prestado. Sendo assim, é essencial que seus parâmetros avaliativos estejam alinhados no quesito quantidade/qualidade, para que desta forma, conquiste a excelência produtiva.

2. Apresente um Feedback

Tendo em mãos a análise do desempenho individual de cada técnico, chega o momento de apresentar as ações de mudança. 

Estabeleça uma cultura do feedback que consiste em acompanhamento contínuo junto aos colaboradores. 

Afinal, é essencial ter sua equipe cooperando com o seu propósito. Além disso, é o feedback deve ser empregado como uma solução e não como forma de repressão ao funcionário.

3. Realize um acompanhamento frequente

Acompanhe o desempenho de seus funcionários para garantir a manutenção de uma boa produtividade. Assim, é possível identificar e proporcionar melhorias contínuas para o seu negócio.

Além disso, as análises de desempenho mostram mais do que apenas a produtividade de cada técnico. Elas podem indicar, através das recorrências, possíveis falhas no sistema em si.

Por isso, você precisa identificar o que gera os déficits de produtividade, para eliminar os gargalos nos processos e, enfim, melhorar a produtividade da empresa.

Após seguir essas etapas você terá desenvolvido o seu próprio método avaliativo, adequado ao funcionamento da sua empresa e as suas respectivas demandas.

Mantenha o andamento adequado desse sistema com o uso de ferramentas tecnológicas que auxiliem na mensuração da produtividade, e também, na organização dos dados de seus colaboradores.

4. Use a tecnologia a seu favor

Se você leu até aqui, já deve ter percebido que dados precisos tornam a gestão da equipe muito mais eficaz. E para obter isso efetivamente, você pode investir em um sistema de gestão de serviços.

Gerenciar sua equipe com o auxílio de um software de gestão, por exemplo, permite ao coordenador o controle e acompanhamento das atividades em campo, apresentando todos os procedimentos anteriormente listados, de forma automatizada.

Com softwares mais completos como o Auvo, você pode obter funções mais abrangentes à questão da produtividade. Pois, através dessa ferramenta o gestor consegue visualizar de forma simples e prática gráficos com número de atividades, tempo médio de execução de tarefas, índices de performance e ranking de colaboradores mais produtivos.

Para conhecer mais sobre como esse software de gestão pode te ajudar no gerenciamento da prestação de serviços, clique aqui.

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